タスク管理をCCPMでおこなうことで、プロジェクト進行における抜けや漏れを予防できることを、ご存知でしょうか。
「従来の方法でのタスク管理がうまくいかない」「CCPMは何かわからない」という方もいるかと思います。
そこで、今回の記事では、タスク管理をするメリットやCCPM、CCPMを管理するデジタルツールについて紹介していきます。
タスク管理について理解し、最善の方法で運用すると、プロジェクトの円滑な進行が可能です。
プロジェクト管理に問題を抱えるマネージャー層の方は、適切にタスク管理ができるCCPMについて知り、ぜひ導入をご検討ください。
タスク管理をするメリット
タスクとはプロジェクトを完了するために必要な業務を、課題・作業として細かく分けたものです。
タスク管理とは、各タスクの進捗状況や優先順位、期限の管理をいいます。
タスク管理をするメリットは、以下の通りです。
- 無駄な時間の削減
- 作業の質の向上
- プロジェクトに対する意識共有
タスク管理に課題や作業の優先順位が把握できるため、無駄な作業時間を減らすことができます。
また、タスクの期限や、至急性のあるタスクを理解して作業を進められるため、集中力も上がり作業自体の質も向上。
その他にも、プロジェクトに対して細かい作業まで業務内容を確認できるようになるため、メンバーのプロジェクト進行における意識共有にも役立ちます。
以上のように、タスク管理はプロジェクト進行において欠かせないのです。
タスク管理が上手い人が活用している方法5つ
タスク管理を上手におこなうと、余裕をもって仕事ができる環境づくりができます。
従来のタスク管理において、頻繁に活用されている方法は以下の通りです。
- 箇条書きでのタスク管理
- メールボックスの活用
- エクセルの活用
- カレンダーでのタスク管理
- デジタルツールでのタスク管理
①の箇条書きでのタスク管理は、紙に書きだす非常にアナログな方法です。
しかし、書き出す際に頭の中が整理されるため、タスクの洗い出しなどに適しています。
②のメールボックスの活用は、完了と未完了タスクをメールフォルダで振り分ける方法です。
紙面に書き出す必要がないため、①より工程は少ないといえるでしょう。
③のエクセル管理では、プルダウン機能を活用してタスク管理をします。
インターネット上で共有できる点がメリットです。
④のカレンダーを使ったタスク管理は、手書きのカレンダーやGoogleカレンダーにタスクの期限を記載し、確認をしながら作業を進める方法。
情報量は限られますが、納期厳守への意識が高まります。
⑤はデジタルツールの活用で、弊社もおすすめするタスク管理方法です。
複雑なタスク管理を1つのツール上でまとめることが可能で、上記の①～④までの役割を担うこともできます。
タスク管理をツールに頼ることで、より円滑なプロジェクト進行が可能となります。
タスク管理の方法として最適なCCPMとは？
CCPMとはクリティカルチェーンプロジェクトマネジメントの頭文字をとったもので、プロジェクトの最長工程であるクリティカルチェーンに着目したプロジェクト管理方法です。
経営手法であるTOCの考え方を基にし、日本においても多くの導入事例と成功例があります。
TOCについては「TOC（THEORY OF CONSTRAINTS：「制約条件の理論」）」の記事をご覧ください。
CCPMの特徴として、バッファの消費率を可視化・管理し、プロジェクトの納期遵守を目指します。
バッファの可視化によりプロジェクトの進捗状況を常に把握し、問題に対してリアルタイムで適宜対応できる環境をつくれるのがCCPMです。
タスク管理のフルキット
CCPMではプロジェクトに着手する前に、準備すべき項目をチェックリストにします。
リストはチーム内で共有され、抜けや漏れをプロジェクト進行中に確認しながら作業が可能です。
以上の作業をCCPMではフルキットといい、「とりあえず着手する」という行き当たりばったりのプロジェクト進行を防ぎ、必要なタスクの整理・洗い出しを実現します。
フルキットでタスク管理をおこなうことで、各メンバーの認識を共有でき、停滞や手戻りを事前に予防。
品質やプロジェクト進行のスピードアップも、期待できます。
タスク管理のおすすめツール「BeingManagement3」の特徴
CCPMのデジタル管理ツール「BeingManagement3」は、株式会社ビーイングコンサルティングが提供しています。
CCPMと「BeingManagement3」の利用で、円滑なタスク管理やバッファ管理が可能です。
「BeingManagement3」を利用するメリット3つを紹介していきます。
ガントチャートを簡単に作成
BeingManagement3の利用で、タスク抜け漏れなく複雑なガントチャートも簡単に作成が可能です。
登録されているタスク同士をつなげ、プロジェクトのネットワーク図を作成するだけで、ガントチャート自動生成される仕様になっています。
また、ガントチャートにタスクを追加すると、自動的にプロジェクトネットワーク図にもタスクを追加されます。
タスクとプロジェクトネットワークが、自動で同期されているのです。
タスク一覧や、ガントチャートの作成管理が複雑で大変という方でも、簡単に管理が可能です。
引用 リソース負荷の把握ができる
BeingManagement3を使うと、停滞しているタスクに対して余裕のあるリソースを適切なタイミングで移動が可能です。
一部のリソースに負荷が集中している場合でも、負荷の程度は把握できないケースが多々あります。
BeingManagement3ではリソースの負荷状況を、グラフで定量的に確認できるため、リソース移動の判断も的確にできるでしょう。
また、複数プロジェクトを横断し、全体を俯瞰してリソース負荷の状況も確認できます
さらに、新たにプロジェクトをスタートした場合の、メンバーへの負荷も予測が可能です。
BeingManagement3の利用で、効果的なリソースマネジメントとタスクマネジメントが実現します。
引用 全体を俯瞰してマネジメントできる
BeingManagement3は納期の遅延を可視化し、直感的な把握ができます。
プロジェクトが複数、同時に進行状態にあると、納期の遅延や危険度を確認するのは大変です。
BeingManagement3では納期に対するリスクを色分けし、直感的に把握できるように表示。
余裕のないプロジェクトへのリソース移動が、適切に判断できます。
引用 まとめ：タスク管理方法に悩んだらCCPMの活用がおすすめ
適切なタスク管理で、作業の遅延や停滞を防ぎ、メンバー内の共通意識を育むことができます。
また、やるべき作業の優先順位が明確になるので、作業の質も向上するでしょう。
プロジェクト管理方法であるCCPMでは、フルキットという作業で事前にタスクの整理をおこないます。
タスク整理をプロジェクト進行前におこなうことで、無駄な手戻りの予防が可能です。
現状のタスク管理やプロジェクト管理に問題を抱えるマネージャー層の方には、CCPMの導入をおすすめします。
TOC/CCPMに関する詳しい資料は、下記よりダウンロードが可能です。
