プロジェクトロードマップは、プロジェクト全体の進行をスムーズにし、成功へ導いてくれるツールです。
社内で共有するだけでなく、社内における企画書としての活用や、取引先への進捗状況の共有などに役立ちます。
しかし、ロードマップは種類が多すぎて、「一体どのような形で作ればよいかわからない」「何から考えればよいのか」と悩む方もいるでしょう。
そこで今回は、プロジェクトロードマップの作り方と書き方、作成時の注意点について詳しく解説します。
プロジェクトロードマップとは
プロジェクトロードマップとは、プロジェクトの大まかな計画を立てる時に使う工程表のことです。
チーム全体で目標や個々のタスク・課題を共有できるので、プロジェクト全体を視覚化でき、管理しやすくなります。
ロードマップ作成は、プロジェクト進行において重要な作業であり、プロジェクト発足時に作成するのを義務付けている企業もあるほどです。
事業における細部の管理において、ロードマップはプロジェクト成功の鍵を握っているといえるでしょう。
詳しくは、こちらの記事で詳しく解説しているので、是非参考にしてみてください。
プロジェクトロードマップの作り方
プロジェクトロードマップは、チーム全体の管理がしやすくなり業務効率が上がるので、プロジェクト進行に欠かせないツールです。
しかし、作り方を間違えるとロードマップの持つ強みを失なってしまう可能性がもあります。
正しい作り方を理解することで、プロジェクトの成功に貢献できる完成度の高いロードマップを作ることができます。
そこで本章では、プロジェクトロードマップの作り方を詳しく解説していきます。
ロードマップの作成手法について
ロードマップに決まった作り方はありません。
というのも、それぞれのプロジェクトによって、ロードマップの適切な構成や内容が異なるからです。
例えば、以下のようなツールを使ってみるのも良いでしょう。
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ガントチャート |
フローチャート |
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概要 |
プロジェクトの進捗管理表としても使われ、作成手段としては最も人気のツール |
図や表を使って視覚的にプロジェクト全体が把握できるのが特徴のツール |
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メリット |
作業時間と作業項目、作業に必要な時間を図で表し、進捗度を管理できる |
シンプルな作りで計画の全体を把握するのに適している |
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デメリット |
細かな表になってしまうことがあり、工数が把握しづらくなってしまう |
読むためには戦闘から順に追っていかなければいけない |
これらのツールを使う他に、自社のプロジェクト管理ツールに搭載されている機能を使うのも良い手段です。
また、Web上で公開されているテンプレートを使うと、より完成度の高いロードマップが作れます。
さまざまなツールやテンプレートなどを使って、自社のプロジェクトにとって最適なロードマップを作成しましょう。
作成する手順
ロードマップに決まった作り方はありませんが、どのようなロードマップを作るにせよ、作成手順や考え方は共通しています。
手順や考え方を把握することで、完成度の高いロードマップを作成できます。
本章では、ロードマップを作るための手順を以下の5つにわけて紹介します。
- ゴールを設定する
- 目標の達成時期を設定する
- 現状を把握する
- マッピング
- プロジェクト関係者と情報共有する
1. ゴールを設定する
ロードマップ作成時、最初に考えなければならないのは、そのプロジェクトで達成すべき目標や成果物です。
例えば、「前年対比の売上高を20％上昇」といった目標や、「クライアントの要望通りのシステムをつくる」などの具体的な成果物が該当します。
ロードマップ作成時にゴールを明確にすると、プロジェクトの軸がブレずに済みます。
全体の大まかな目標が設定できたら、次にマイルストーンを設定しましょう。
マイルストーンとは、プロジェクトの進み具合を管理するために設定する中間目標のことです。
規模が大きいプロジェクトだと最終目標までに距離があり、その途中で成果を確かめられません。
マイルストーンを設定し中間地点を決めることで、各地点で効果検証できるようになります。
プロジェクトの途中段階でも、方向性のズレや納期遅れを把握できるようになり、より質の高い仕事につながります。
2. 目標の達成時期を設定する
目標の達成時期を設定することで、ゴールだけでなく、中間目標を達成しやすくなります。
達成時期の設定は、実現可能な期間で設定しなければなりません。
例えば、売り上げ目標を設定する場合、何年何月までに達成するかという明確なゴールを見定めなければなりません。
なぜなら企業には決算時期があるからです。
もし現実味の無い達成時期に設定してしまうと、それがそのままプロジェクト計画に反映され、質の悪い計画表になってしまう可能性もあります。
実現可能な達成時期を設定することを意識しましょう。
3. 現状を把握する
現状を把握する意義は、チーム内の実情に則った精度の高いロードマップを作成できる点にあります。
また、進行中に生じる問題やリスクを予測し、対処しやすくなります。
把握すべき内容は以下の通りです。
- 予算
- プロジェクトメンバーの構成
- 個々のタスク内容
- リソース
- 前年度の詳細データ
それぞれ数値で客観的に現状把握ができると、さらに精度の高い分析が可能です。
これら内容をふまえ、適切な目標が設定されているか、計画に矛盾がないかといった点を見直しましょう。
4. マッピング
ゴールの設定と現状把握が済んだら、実際に計画表を作成していきます。
ガントチャートやフローチャートなどのツールを使いつつ、プロジェクトに適した形式でロードマップを作成しましょう。
後ほど紹介するツールを使って作成するのも、自社が導入しているプロジェクト管理ツールに搭載されている機能を使うのも、どちらも良い手段です。
もし初めて作成する場合は、ガントチャートやフローチャートなどの、視覚的に分かりやすい形の計画表から作成することをおすすめします。
5. プロジェクト関係者と情報共有する
完成したロードマップは、プロジェクトメンバー・関係者全員に共有しましょう。
プロジェクトの詳細を共有することで、連携を深めて作業をスムーズに進められるようになります。
また、各関係者にプロジェクトの内容を深く理解してもらうことで、関係者に安心感を与えられるので、信頼を得られるでしょう。
ロードマップを共有することで、自社内だけでなく各関係者とのつながりを強化できるだけでなく、プロジェクト全体の生産性も上げられます。
作成時の注意点
ロードマップはプロジェクトに欠かせないツールです。
そこで本章では、ロードマップを作成するうえで注意すべきポイントを2つご紹介します。
期限は明確に設定する
ゴールや中間目標に明確な期限が無いと、納期遵守率が低下してしまう可能性が高くなります。
明確な納期がチーム全体で共有できず、プロジェクト全体に遅れが生じてしまった結果、さまざまなステークホルダーに迷惑をかけてしまうからです。
もし期限が決まっていない場合、「仕事のペースがわからないまま進めたせいで納期に間に合わず、最終的にプロジェクトが破綻してしまった」などということもありえるでしょう。
そのため、ゴール・中間目標共に、できるだけ期日を設定するようにしましょう。
付け加えると、期日を設けるのと同時に数値などの明確な指標を決めておくと、達成率が目に見えてわかり、メンバーのモチベーション維持につながります。
ロードマップは概要だけつくる
ロードマップを作る際は、最初にある程度大まかな形だけ決めておき、プロジェクトの進行に合わせて詳細を埋めていくと良いでしょう。
作成時、膨大な量のデータを用意する場合もあり、「細かなデータもしっかり記入しよう」と考えてしまう方もいます。
しかし、作成段階でロードマップを詳細に作り込みすぎると、かえってプロジェクトの進行を妨げてしまいます。
特に多いのが、「日にち単位で計画表を作ってしまうこと」です。
例えば、「10日までにこのマイルストーンをクリアする」「この成果物は20日までに仕上げる」など、日にち単位で計画を区切ってロードマップを作成したとします。
これでは、細かな内容が詰め込まれすぎてプロジェクト全体が把握できなくなってしまい、ロードマップとして機能しない可能性があります。
計画の進行に合わせて、ロードマップの詳細を煮詰めていくことが必要です。
あくまで大まかに全体を把握するためのツールとして、ロードマップを作成しましょう。
まとめ：ロードマップを作成してプロジェクト進行をスムーズに
ロードマップは、プロジェクト全体の概要を大まかに表した、プロジェクト進行に欠かせないツールです。
自社に合う適切なロードマップを作成するなら、最初に明確なゴールを設定したうえで、達成期間の設定や現状把握を行いましょう。
ただし、作成段階であまりにも細かくマッピングしてしまうと、プロジェクトの進捗そのものが遅れてしまう可能性があるため、注意が必要です。
適切な作り方や注意点を踏まえたうえで、さっそくロードマップを作成してみてはいかがでしょうか。
また、プロジェクトの成功に不安がある方や、現在進行中のプロジェクト進捗が芳しくない方など
是非マネジメントにCCPMを導入することを検討してみてください。
CCPMについての詳細はコチラの記事からご覧いただけます。
またCCPMを用いたプロジェクト業務改善に興味がある方は、こちらの資料をご覧ください。
