WBSはプロジェクト計画の作成時などにおいて、多く活用されている手法の一つです。
しかし「意味はわからないが、いつも形式的に作っている」「WBSの目的やメリットを知らず活用しきれていない」「WBSを作りたいが方法がわからない」という方も多いのではないでしょうか。
この記事では、WBSの目的やメリットなどの詳細や作り方について詳しく解説します。
精度の高いWBSを作るコツも紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
WBSとは
WBSは「Work Breakdown Structure」の略称で、日本語では「作業構造分解図」といいます。
その名の通り、プロジェクト達成に必要な作業を分解し構造化する手法です。
WBSを実施することにより、タスクの抜け漏れを防ぎ、より精度の高いスケジュール作成が可能になります。
ここからは、WBSの以下の内容についてより詳しく解説します。
- WBSの目的
- WBS導入のメリット
- WBS導入時の注意点
詳しく見ていきましょう。
WBSの目的
WBSの目的は「プロジェクト達成に必要な作業をすべて洗い出し、抜け漏れをなくすこと」です。
プロジェクト達成に向けて必要な作業の洗い出し精度が低ければ、さまざまなトラブル発生の原因になります。
最悪の場合、納期の大幅な遅延にもつながりかねません。
トラブル回避のためにも、WBSでタスクをすべて明確化することが重要です。
WBSで洗い出したタスクをもとにスケジュールを立てることにより、プロジェクト全体が把握できます。
その結果、より高い精度でプロジェクト計画が立てられるようになります。
WBSのないプロジェクトは、クライアントやチームメンバーなどすべてのステークホルダーにとって良い結果にはつながらないのです。
WBS導入のメリット
WBSの導入には、以下のようなメリットがあります。
- タスクの抜け漏れが防げる
- 精度の高いプロジェクト計画が作成できる
- 情報を共有できる
- リソースの偏りを防げる
- 発生しそうなトラブルを事前に把握できる
- 管理・運用がしやすくなる
他にも「クライアントに根拠を持った高い精度の見積もりが出せるようになる」「メンバー全員がプロジェクトにおける自身の役割を理解し、責任感やモチベーションの向上にもつながる」などのメリットも挙げられます。
WBS導入時の注意点
多くのメリットが得られるWBSですが、注意点も存在します。
注意点は「未来になるほど、情報不足により不明確なタスクが発生する可能性が高くなる」ことです。
情報不足の状態で「いけるだろう」と見込みで計画を立てるのは、後のトラブルにつながります。
そのため、不明確なタスクは最初に無理に細かく分解するのではなく、最初は大まかにとどめ、必要な情報が出そろった段階で細かく分解していきましょう。
WBSの作り方を4ステップで解説
ここでは、WBSの具体的な作成方法を4ステップで解説します。
1.タスクをすべて洗い出す
初めに、プロジェクトに必要なタスクをすべて洗い出します。
洗い出す際のポイントとしては、半日～1日程度の作業単位でタスクを洗い出すことです。
プロジェクトの規模が大きくなるにつれ、いきなり細かい単位からタスクを洗い出すと、全体が見えにくくなってしまいタスクの抜け漏れが発生しやすくなります。
そのため、タスクの洗い出しをする場合は以下の手順で実施しましょう。
- 大きいタスクを出す
- 大タスクをさらに中タスクに分ける
- 半日～1日程度の作業になるまでタスクを分ける
このステップが最も重要で、難しいです。
ミラミッド構造を作るイメージで作業を進めると、ミスが起こりづらいので活用してみましょう。
2.タスクの順序設定
タスクの洗い出しが完了したら、次は順序の設定をします。
ポイントとしてはタスクの関連性やつながりを意識しながら、順序を設定することです。
「並行して作業可能なのか」「このタスクには前工程が必要なのか」などを把握せずに順序を設定してしまうと、
プロジェクト進行が遅延してしまったり、必要作業が終わっておらずストップしてしまったり、トラブルが起きます。
3.タスクの構造化
順序の設定が完了したら、タスクの構造化をおこないます。
しかし、ここまでの作業ができていれば、ある程度の構造化はされているはずです。
ここで実施することは、大タスクや中タスクなど同じ階層のタスクの粒度に差異がないかを確認することです。
もし同階層のタスクにおいて粒度のズレがあった場合、非常に管理がしづらくスケジュールのズレの原因にもつながりますので、もしズレを発見した場合は再度タスクの洗い出しを実施して粒度をそろえましょう。
4.クリティカルパスを見つける
プロジェクト全体のタスクが順序付けられ、構造化されたらクリティカルパスを見つけましょう。
クリティカルパスとは、プロジェクトの全工程を線で結んだ時に最長となる経路のことです。
ステップ2で作成したタスクの順序のうち、前工程が終わらないと次工程に進めない関係性のタスクを線で結んでいきます。
クリティカルパス内の作業が遅れてしまうと、プロジェクト全体が遅れてしまいます。
したがって、プロジェクトの管理者は早期にクリティカルパスを把握することでプロジェクトが遅れてしまうリスクを減らすことができます。
WBSの精度を高めるコツ3選
ここではWBSの精度を高めるコツを以下の3つ紹介します。
- マインドマップを活用する
- ガントチャートも併用する
- テンプレートを使用する
詳しく見てみましょう。
①マインドマップを活用する
プロジェクトの規模が大きくなるほどタスクは複雑化していきます。
そんな複雑な内容を、頭の中だけで整理するのはほぼ不可能といえるでしょう。
そんな時に効果的なのがマインドマップです。
マインドマップは課題やアイデア、自由な思考などを中心となる事柄から分岐する形で書き出す手法です。
マインドマップは紙とペンがあれば簡単にできる作業です。
思い浮かぶ悩みやアイデアなどをすべて書き出して思考を整理しましょう。
②ガントチャートも併用する
ガントチャートはスケジュール管理やプロジェクト管理など、業務の進捗状況を管理する表のことです。
一目見ただけで、進捗状況を俯瞰的に把握できる「工程表」のようなものです。
ガントチャートを併用することに、プロジェクト全体の進捗状況を直感的に把握が可能になります。
プロジェクトの進行状況や、各タスクの進捗度合いが分かりやすく図示されており、また次のタスクや納期も図示されているため、
プロジェクトメンバーが全体を把握する最適なツールです。
他にも「スケジュール管理が容易になる」「プロジェクトメンバー全員に進捗状況を共有できる」などのメリットもあります。
ガントチャートはWBSがあれば簡単に作成可能ですので、ぜひ併用しましょう。
③テンプレートを利用する
企業においては複数のプロジェクトを並行して進行することも珍しくありません。
プロジェクトごとにその都度WBSを1から作っていくのは不効率といえるでしょう。
そのため、WBSを効率よく運用できるようテンプレートの利用をおすすめします。
自社に合わせてベースとなるWBSを作成しておき、プロジェクトにあわせて少しのカスタマイズで使えるようにしておけば、作成の手間を大きく削減可能です。
また、インターネット上にはExcelやスプレッドシート用のWBSのテンプレートが多くあります。
気になるテンプレートを使って、使いやすいようにカスタマイズするのもいいでしょう。
手間の削減によって作った時間を、WBSの使用ルールの作成やタスクの洗い出しの時間に割り当てることで、より高い精度のWBSの作成が可能です。
まとめ：WBSを作って精度の高いプロジェクト管理をしよう
WBSの詳細や作り方、高い精度で作成するコツなどについて解説しました。
WBSはプロジェクト達成に必要な作業を分解し構造化する手法です。
WBSを作成することで、タスクの抜け漏れを防ぎ精度の高いプロジェクト計画が立てられるようになります。
他にも「リソースの偏りを防ぐ」「計画の共有ができる」など多くのメリットを得ることができるため、プロジェクトを始めるにあたってはやっておくべき手法の1つといえます。
仕事で使う機会の多いExcelやスプレッドシートでも簡単に作ることができますので、プロジェクト計画の作成や見積もり作成に課題を感じている方は、この記事を参考に一度作ってみてはいかがでしょうか。
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