「プロジェクトのリスクマネジメントを任されたけど、実際何をどうすればいいの？」「何となくやってるけど、これで合ってるのかな？」と思っていませんか？
プロジェクトの結果に影響を与えるリスク。
どのようなリスクが起こるのかを分析して、きちんと対応策を練っておかなければ、プロジェクトが失敗に終わる可能性があります。
そこで、本記事ではプロジェクトのリスクマネジメントとはどういったものか説明します。
また、リスクマネジメントをおこなう流れも解説するため、プロジェクトを成功させたい方はぜひ参考にしてください。
プロジェクトのリスクマネジメントとは
プロジェクトのリスクマネジメントとは、プロジェクト実行時に起こるリスクを事前に分析して、対処することです。
リスクは不確実なものであるため、どれだけ対処したとしても予期していなかった問題が発生したり、想定外の結果になったりします。
リスクを排除しようとするのではなく、起こった際にどのように対処するのか検討することが重要なのです。
なお、プロジェクトでマネジメントするリスクは、必ずしもマイナスなものとは限りません。
リスクはプロジェクトで発生する事象の不確実性を意味するため、プロジェクトの結果にプラスに働く事象も含みます。
プラスのリスクが発生した際は、うまくコントロールすることで大きな成果を上げることが可能です。
クライシスマネジメントとの違いとは
リスクマネジメントと似ている言葉に、クライシスマネジメントという言葉があります。
クライシスマネジメントとは、危機が発生した際にどのような対応を取るのか管理することです。
リスクマネジメントは問題が発生する前にリスクに備えるのに対し、クライシスマネジメントでは危機が発生してからの対応が重要となります。
プロジェクトマネジメントにおけるリスクとは
プロジェクトマネジメントにおけるリスクは、さまざまなものがあります。
この章では、以下の2つの観点から説明していきます。
- 個別リスクと全体リスク
- 事象リスクと非事象リスク
個別リスクと全体リスク
リスクがプロジェクトのどの部分に影響を与えるかどうかで、リスクは個別リスクと全体リスクに分けられます。
個別リスクとは、プロジェクトの達成に影響を与える特定の事象のことです。
納期に間に合わない・品質が低いなど、プロジェクトの1つ以上の目標に影響を与えます。
それに対し全体リスクとは、プロジェクト・ゴールが達成できないといった不確実性のことです。
事象リスクと非事象リスク
何が不確実かどうかで、リスクは事象リスクと非事象リスクに分けられます。
事象リスクとは、将来起こるかどうかわからない具体的なリスクのことで、プロジェクト中の納入業者の倒産や設計完了後の仕様変更の要求などが含まれます。
それに対し非事象リスクは、さらに変動リスクと曖昧さリスクの2つに分けられます。
変動リスクとは計画された事象の結果が変動するリスクで、予想以上に不良品の数が多いなどです。
また、曖昧さリスクとは理解不足や知識不足によって起こるリスクで、ステークホルダーの知識不足などが挙げられます。
プロジェクトでリスクマネジメントをおこなう流れ
これまでプロジェクトマネジメントにおけるリスクについて説明してきました。
この章では、プロジェクトでリスクマネジメントをおこなう流れを解説します。
リスクマネジメントを実施する流れは、以下の通りです。
- マネジメントの計画を立てる
- リスクを洗い出す
- リスクを分析する
- リスクへの対応策を決める
- 対応策を実行する
- リスクを監視する
これから順番に説明していきます。
①マネジメントの計画を立てる
どのようにマネジメントをおこなうのか計画することが最初の段階です。
進め方を定義して、リスクを洗い出すために使用する分析ツールを決定します。
RBS（Risk Breakdown Structure）を作成してプロジェクトを構造化して考えると、後の段階でリスクを漏れなく洗い出すことが可能です。
なお、プロジェクトの最初の段階で計画を立てますが、状況は常に変化するため定期的な見直しが必要となります。
②リスクを洗い出す
プロジェクトの関係者を集めて、プロジェクトに潜むリスクをすべて洗い出しましょう。
ブレインストーミングを活用してリスクを洗い出し、リスク登録簿と呼ばれるリストを作成します。
洗い出したリスクのうち、個別リスクに関してはそれぞれにリスクオーナーを指名します。リスクオーナーとはリスク管理や説明責任を担う者で、プロジェクトマネージャー以外の人を指名することも可能です。
また、計画時に作成したRBSと共にSWOT分析をおこなうことも効果があります。SWOT分析とは事業の強みと弱み・機会・脅威を把握する手法です。
③リスクを分析する
洗い出したリスクの分析をおこないます。
リスクのプロジェクトに対する影響度や発生する確率を分析し、優先順位を決定してリスク登録簿に記入するといったものです。
また、大規模なプロジェクトを実施するときなどリスクによる損害が大きくなることが予想される場合は、リスクの影響度を数値化して分析することもあります。
数値化する定量分析は専門家に依頼するなど高額な費用が発生するため、小規模なプロジェクトでは実施されないことが多いです。
④リスクへの対応策を決める
リスクを分析したら、次はリスクごとに対応策を決定します。
対応策について合意を得て、必要なリソースなどに関する情報をプロジェクトマネジメント計画書へ記載しましょう。
優先順位の高いリスクには多くのリソースを割き、プロジェクトのパフォーマンスにマイナスの影響を与えるリスクに備えます。
⑤対応策を実行する
リスクを洗い出して対応策を練ったとしても、実行しなければ意味がありません。
また、必要なタイミングで対応策が講じられない場合も意味がないため、あらかじめ指名したリスクオーナーは適切なタイミングで対応策を講じる必要があります。
なお、予測していない突発的なリスクには対応策を練っていないため、対応策を講じられません。
その場合、プロジェクトの体制を立て直す回復力がプロジェクトの成功の鍵となります。
⑥リスクを監視する
プロジェクトを実施している間は、いつ発生するかわからないリスクに備えてリスクを監視します。
リスクに対応した後も影響力を確認したり、これ以上発生しないと判断したものに関しては報告書を作成したりします。
リスクは常に発生する可能性があるため、リスクマネジメントの流れを繰り返すことが必要です。
プロジェクトのリスクマネジメントに関する注意点
これまでプロジェクトのリスクマネジメントをおこなう流れを解説しました。
この章では、リスクマネジメントを行う際の注意点を説明します。
- 問題が顕在化する前にリスクマネジメントをおこなう
- リスクマネジメントをおこなう人材を育成する
これより順番に説明します。
問題が顕在化する前にリスクマネジメントをおこなう
プロジェクトに関わらず、問題が発生した後に慌てて解決策を考えることがあるでしょう。
しかし、それではプロジェクトにおいて大きな損失を生む可能性があります。
そのため、プロジェクトにおいては計画段階からリスクを洗い出して、解決策を考える必要があるのです。
どのような影響を及ぼすのか考えて、プロジェクトの成功のために準備をしておきましょう。
リスクマネジメントをおこなう人材を育成する
リスクマネジメントを専門家に依頼できます。
しかし、企業が長期的に存続するためには、リスクマネジメントをおこなえる人材の育成が必要です。
リスクマネジメントをおこなえる人材を育成しておくことで、個人がさまざまな問題に直面した際に適切な判断をくだせるようになります。
また、社員のモチベーションが上がったり、マネジメントスキルが向上したりするメリットもあります。
企業が継続的に存続するためには人材の育成が重要なのです。
まとめ：発生するリスクに備えて、プロジェクトマネジメントを成功させよう
本記事では、プロジェクトマネジメントにおけるリスクについて解説しました。
プロジェクトの成功には、プロジェクト実行時に起こるリスクを事前に分析して、リスクが発生した際に対応策を講じる必要があります。
また、リスクマネジメントをおこなう流れも紹介しました。
- マネジメントの計画を立てる
- リスクを洗い出す
- リスクを分析する
- リスクへの対応策を決める
- 対応策を実行する
- リスクを監視する
ぜひ本記事で説明したリスクマネジメントに関する注意点も参考にして、プロジェクトの成功を目指しましょう。
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