プロジェクトの生産性向上を行う際、どのような施策を行っていますか。
プロジェクトにおいて生産性向上は、とても重要なことですが、適切な施策を選択できていないと逆効果になってしまいます。
しかし、プロジェクトの生産性を高める適切な施策について、具体的に知っている方は少ないと思います。
そこで本記事では、プロジェクトの生産性向上が重要な理由やメリット、取るべき施策について解説していきます。
プロジェクトにおける生産性とは
生産性向上という言葉をよく聞きますが、大まかに意味は理解していても具体的に知っている方は少ないと思います。
しかし、プロジェクトマネジメントを行う上で生産性の意味を大まかに知っているだけでは、知識不足になってしまい、効果的にプロジェクトマネジメントを行えなくなる可能性があります。
そこでここでは、生産性の定義や効率化との違いについて具体的に解説します。
定義
生産性の定義は、「生産諸要素の有効利用の度合いである」となります。
有形・無形にかかわらず、何かを生産する場合には、労働や設備、エネルギー、原材料などのさまざまなものが必要になります。
これらを生産要素といい、生産要素を利用することで獲得できる成果物との相対的な割合のことを生産性と呼びます。
そのため生産性とは、何かを作ったり行ったりする際などに利用したものが、どの程度効果的に活用されたかを表します。
例えば、少ない人材で多くの成果を挙げた場合は、生産性が高いことになります。
一方で、多くの人材を導入したのにもかかわらず成果が少ない場合は、生産性が低いといえるでしょう。
生産性の高いプロジェクトとは、効果的に作業工程を進められているプロジェクトを指します。
生産性の定義を理解することで、より効果的なプロジェクトマネジメントを行えます。
効率化との違い
生産性は効率化と同じ扱いをされやすい言葉です。
しかし、生産性と効率化には大きな違いがあります。
生産性は、前述したように「何かを作ったり行ったりした際に利用したものが、どの程度効果的に活用されたか」を表す言葉です。
一方で、効率化とは「時間や費用などのコストを下げること」です。
つまり、生産性と効率化は対象とするものが異なり、効率化は生産性を高めるために重要な方法の一つとなります。
プロジェクトマネジメントを行う際に生産性を高めたい場合は、プロジェクトの効率化を図ることが重要です。
プロジェクトで生産性向上が重要な5つの理由
ここでは、プロジェクトで生産性向上が重要な理由について解説します。
プロジェクトで生産性向上が重要な理由は以下の5つです。
- 無駄を減らせる
- 働きやすい環境の構築につながる
- タスクを効果的に配分できる
- プロジェクトの全体像を把握できる
- 心身の安全につながる
1.無駄を減らせる
プロジェクトで生産性向上が重要な1つ目の理由は、無駄を減らせることです。
生産性向上を行うことで、プロジェクトにおいて最善の状態で作業を行えるようになります。
反対に生産性が向上しなければ、プロジェクトに対する最善の施策がわからず、無駄な作業を行ってしまう可能性があります。
そのため、プロジェクトでは生産性向上を行うことが重要です。
生産性を高めた結果、時間や費用、作業といったあらゆる要因の無駄を減らせます。
2.働きやすい環境の構築につながる
プロジェクトの生産性が向上すると、働きやすい環境の構築につながります。
先述のように、プロジェクトの生産性向上は無駄の排除という効果を持つからです。
作業の無駄を最小限に抑えると、従業員にかかる無駄な負担を減らせます。
そのため、プロジェクトで生産性向上の施策を行うことで、従業員が行っていた無駄な作業がなくなり、効率的に働けるようになるので、働きやすい環境の構築につながります。
また、働きやすい環境を構築することで、近年注目される働き方改革の実施にもつながります。
3.タスクを効果的に配分できる
プロジェクトには、必ずタスクという作業工程が複数存在しています。
このタスクを効果的に配分できなければ、プロジェクトを効果的に行うことができなくなってしまいます。
そこで、プロジェクトの生産性向上を行うことで、一つひとつのタスクが明確になり、適切な人材への配分が可能になります。
タスクが明らかになることで、プロジェクトに必要な人材や費用といったコストを予想できるのもメリットです。
4.プロジェクトの全体像を把握できる
プロジェクトで生産性向上が必要な4つ目の理由は、プロジェクトの全体像を把握できることです。
先ほど解説したようにプロジェクトは、複数のタスクから成り立っています。
生産性向上の施策を行うことで、全てのタスクや必要なコストが明確になります。
タスクが明確になることでプロジェクトの全体像を把握できれば、正しい判断が取れるようになり、より効率的にプロジェクトを進められます。
さらにプロジェクトの全体像を把握すると、正確なスケジューリングを行えます。
5.心身の安全につながる
プロジェクトで生産性向上が重要な5つ目の理由は、心身の安全につながることです。
プロジェクトを行う際、おろそかにされやすいのが従業員の心身の安全です。
生産性向上の施策が行われていないプロジェクトの場合、効率的ではない作業や意味のない残業などが増えてしまうため、従業員の心身は不安定になってしまいます。
しかし、生産性向上の施策を行っているプロジェクトでは、効率的に作業が行えるようになり、従業員の心身へのストレスを減らせます。
プロジェクトを行う際には、従業員の心身の安全を気にかけるために生産性向上の施策を実施しましょう。
また、従業員の心身の安全を気にかけることで企業への満足度が高まり、離職率の減少にもつながります。
プロジェクトの生産性向上がもたらす3つのメリット
続いて、プロジェクトの生産性向上がもたらすメリットについて解説していきます。
プロジェクトの生産性向上がもたらすメリットは以下の3点です。
- ワークバランスが改善される
- モチベーション向上につながる
- 人手不足の対策になる
1.ワークライフバランスが改善される
1つ目のメリットは、ワークライフバランスが改善されることです。
プロジェクトの生産性向上を行うことで全体像を把握できるようになり、必要なタスクとそれに対して適切な手段を選択できるようになります。
適切な手段を選択することで、業務の効率化につながり、無駄な作業や残業などが減少します。
プロジェクトの生産性向上を行うことで、従業員のオーバーワークなどの対策になり、ワークライフバランスの改善につながるでしょう。
2.モチベーション向上につながる
従業員のモチベーション向上につながるのも生産性を高めるメリットです。
プロジェクトの生産性向上を行うことで、作業の無駄を減らせます。
作業の無駄が減少することで、従業員はストレスが少なくなり、モチベーション向上が期待できます。
従業員のモチベーションが高まった結果、業務のパフォーマンスが向上し、より効果的にプロジェクトを進められるようになります。
3.人手不足の対策になる
3つ目のメリットは、人手不足の対策になることです。
プロジェクトの生産性向上を行うことで、タスクが明確になり、それぞれに必要な人材の数が明らかになります。
タスクに必要な人手を適切に配分できるようになるため、人手不足の対策になります。
ここで注意したいのは、タスクに必要な人手を適切に配分できなければ、かえって人手不足になってしまう点です。
そのため、プロジェクトのタスクを分析し、適切な人手を配分するのが重要だといえます。
働きやすい環境の構築を行うことで、従業員の企業への満足度も高まり離職率の低下にもつながるでしょう。
プロジェクトの生産性向上を目指せる5つの施策
ここでは、プロジェクトの生産性向上を目指せる施策について解説します。
プロジェクトの生産性向上を目指せる施策は以下の5点です。
- 現状分析
- 工数管理
- 先端テクノロジーの導入
- 研修
- 情報共有の見直し
1.現状分析
プロジェクトの生産性向上を目指すとなると、プロジェクトへ目が行きがちです。
しかし、プロジェクトに臨む企業の現状を理解しておかなければ、生産性向上にはつながりません。
そこで、現状分析を行いましょう。
現状分析では、企業の従業員の数やプロジェクトに使える費用、制度などあらゆるものが対象となります。
特に、プロジェクトに関わる従業員の数や費用などは重点的に分析することが重要です。
また、企業の現状を明確に把握し、生産性向上に必要な目的をたてることも忘れないようにしましょう。
2.工数管理
プロジェクトにおける工数管理とは、プロジェクトが完了するまでにかかる時間や、それに必要な従業員の数などを管理することです。
工数管理を行うと、プロジェクトにかかる時間や必要な従業員が明確となり、効率的な進行が可能になります。
さらにプロジェクトの全体像を把握しやすくなるため、生産性を大幅に向上させられます。
より効率的に工数管理を実施するには、専用のツールを活用しましょう。
オススメツールはコチラの記事よりチェックしてみてください。
3.先端テクノロジーの導入
近年、プロジェクトを効果的に進めるためのテクノロジーが発展しています。
人間の力のみでもプロジェクトを行うことは可能ですが、先端テクノロジーを導入することで作業の効率が向上します。
自社の目的に合うITソフトやプログラムなどを導入すると、プロジェクトの生産性向上のほかにも、従業員が働きやすい環境の構築にもつながります。
4.研修
プロジェクトを効果的に進めるためには、専門的な知識が必要な場合があります。
プロジェクトマネジメントの研修を行うと、タスクの配分といった工数管理を正確に行えるようになります。
このような人材がいることで、より生産性の高いプロジェクトが行えるようになるため、研修を行うことがおすすめです。
また、研修によって得たノウハウを従業員同士で共有することで、より効果的にプロジェクトを進められるようになります。
弊社でも研修を実施しています。詳細は下記リンクよりご覧ください。
5.情報共有の見直し
最後の施策は、情報共有の見直しです。
プロジェクトでは、期日がかなりシビアに設定されているケースがほとんどなので、情報共有が重要となります。
そこで情報共有の方法を見直すことで、生産性向上が期待できます。
特に、ガントチャートなどのツールを利用することでタイムリーに情報を共有できるようになるため、ツールの利用がおすすめです。
プロジェクトの生産性向上を行う上での注意点
最後にプロジェクトの生産性向上を行う上での注意点について解説していきます。
1.優秀な人材のみに仕事を集中させない
従業員の中には、業務が正確かつ速いという優秀な人材もいれば、そうでない人材もいます。
企業としては、生産性を高めるために、特定の優秀な人材のみに仕事を集中させてしまうケースも多いでしょう。
しかし、一人に仕事を集中させてしまうと、その人材の負担が大きく心身が不安定になってしまいます。
上記のようなトラブルが生じないよう、企業全体を通じて施策を実施するようにしましょう。
2.無理に施策を実施しないこと
生産性向上の施策は、企業の社風や事業規模などに合わせて適切なものを選択することが重要です。
生産性向上ばかりに気を取られ、無理に施策を実施すると逆効果になる場合もあります。
まとめ：効果的な施策でプロジェクトの生産性向上を目指そう！
プロジェクトを適切に遂行・成功させるうえで欠かせないプロジェクトマネジメントにおいて、生産性向上は一つの課題であるとともに、特に重要な要素でもあります。
だからこそ企業は、人材育成や工数管理、先端テクノロジーなどのあらゆる手法を駆使して、プロジェクトの生産性を高めなければなりません。
プロジェクト全体の生産性が高まった結果、従業員の離職率の減少や人材の配置最適化といった恩恵が生まれるでしょう。
優秀な人材のみに仕事を集中させない、強引に施策を実施しないなどの注意点にも気を付けつつ、自社でどのような施策がとれるかをさっそく検討してみてはいかがでしょうか。
また、プロジェクトマネジメントによって生産性向上の妨げになっていると感じている方は、ぜひ下記資料をダウンロードしてご覧ください。
