「プロジェクトに必要かもしれないPMOとは一体何なのだろうか」

「PMOとPM(プロジェクトマネージャー)は何が違うのだろう」

このような疑問を抱えている人も多いでしょう。

PMOは、経営に関して調べた場合によく見かける言葉です。

ただ、その正しい意味を知っている人は少なく、何かと疑問を抱いている人も多いでしょう。

そこで、この記事ではPMOとは何かを徹底的に深掘りしていきます。

また「PMOについては知っているが、導入に踏み切れずにいる」という人も、PMO導入の不安を解消できる情報も載せていますので、是非チェックしてください。

それでは、見ていきましょう。

 

PMOとは一体何?

PMOとは企業のプロジェクト進行に関して重要な役割を持つ組織であり、PMとは似て非なる言葉です。

PMOとは

PMOとは「Project Management Office(プロジェクトマネジメントオフィス)」の略称です。

日本のプロジェクトマネジメントの普及を支えている団体「PMO協会(NPMO)」によれば、以下のように解説されています。

PMOは、組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システムを言います。

引用元:一般社団法人日本PMO協会

簡単に言えば「プロジェクトマネジメントにおいて、チームや部門の垣根を超えた支援をして、プロジェクトを円滑かつ効果的に進めるための組織」のことです。

社内に専任の組織を作る場合もありますが、従業員だけでは十分に機能を果たせない場合もあります。

多くの場合は専門会社に依頼し、プロフェッショナルを派遣してもらう形を取る場合がほとんどです。

PMとPMOの違い

PM(プロジェクトマネージャー)とPMOは似ている言葉ですが、その役割は全く異なります。

  • PM :プロジェクトの総責任者
  • PMO :プロジェクトマネジメントを支援する組織

PMはプロジェクトのリーダー的存在で、PMOはそれをサポートしてプロジェクトマネジメントの質を高める組織だと考えればOKです。

「プロジェクトの達成によってクライアントの要望に応える」という目的は同じですが、全く異なる業務を担当しています。

PMOの役割

PMOはPMを支援し、プロジェクトを円滑に進めるための存在というのは分かりました。

しかし、肝心の組織内での役割はどのようなものなのでしょうか。

ここでは、PMOの役割とその職種について解説していきます。

PMOの役割とは

プロジェクトの円滑な進行と達成に向けて、プロジェクト全体に支援をするのがPMOです。

業務内容は「プロジェクト全体の管理」「部門間でのスケジュール調整」「ステークホルダーとの調整」など、多岐にわたります。

業務の目的は、「プロジェクトの要であるPMの負担を軽減すること」です。

プロジェクトの規模が大きければ大きいほどPMの負担が大きくなります。

そこで、その負担を軽減し、本来の業務であるマネジメント業務に支障がでてしまわないように、支援を行っていきます。

プロジェクトメンバー・PMが自身の業務に集中できる環境を整えることが、PMOの役割です。

PMO導入のメリット

PMOを導入するメリットは、「プロジェクトにおけるPM及びチームの負担を減らし、プロジェクトの達成に向けての動きを円滑にできること」です。

ただ、現場視点と企業視点で実感できるメリットが違います。

ここでは、現場視点と企業視点の両側面からPMOを導入するメリットをまとめていきます。

プロジェクト現場視点のメリット

現場視点で実感できるメリットは、以下の通りです。

  • プロジェクト教訓・手法・ベストプラクティスの共有
  • プロジェクト品質の高度化
  • プロジェクト関連リソース確保・調達の迅速化
  • プロジェクトスケジュール管理の高度化
  • プロジェクトスコープ管理の高度化
  • プロジェクトコスト管理の高度化
  • プロジェクトリスク管理の高度化
  • プロジェクトメンバーとのコミュニケーションの高度化
  • プロジェクトステークホルダー管理の高度化

参考:一般社団法人日本PMO協会

まとめると、「PMの意思決定の精度と速度の向上」がメリットになります。

PMOを導入することで、PMの能力がフルに発揮され、プロジェクトが円滑に進むのが実感できるでしょう。

経営者視点のメリット

経営者側から感じられるメリットは、以下の通りです。

  • 経営戦略のより確実な履行、ビジネス価値の最大化
  • プロジェクトマネジメントの進行に適切な環境の整備
  • プロジェクトマネジメントの手法・知識の標準化
  • プロジェクト進捗・状況の「見える化」および確認の最適化
  • プロジェクト優先順位付けおよび経営判断の迅速化
  • プロジェクトマネジメント人財の安定的育成
  • プロジェクトへの経営者支援工数の軽減

参考:一般社団法人日本PMO協会

まとめると「今後の効果的なプロジェクト進行の基盤が整い、自身の描く経営戦略がより明確に形となり、自社のビジネス市場における価値が増加すること」がメリットです。

プロジェクトが円滑に進み、成果を出しやすくなることで、企業全体が大きく成長を遂げ、経営者の考えた戦略に理想的な形で沿うことが可能になります。

導入を渋ってしまう理由

導入することで多くのメリットが得られるPMOですが、導入に踏み切るには、いくつかの不安要素があります。

「これから立ち上げるプロジェクトに本当に必要なのか?」

「よくわからないし、やめておこう」

このように考えて、PMOの導入を諦めてしまう企業も少なくありません。

ここでは、PMOを導入する際に壁となっている悩みについて、最も例が多い以下の3点から解説していきます。

  • 導入コストの高さ
  • 導入する目安が不明瞭
  • 社内で解決できる可能性

それでは、見ていきましょう。

導入コストの高さ

PMOの導入を悩む理由としては、導入コストの問題が一番の不安材料としてあるでしょう。

プロジェクトを円滑に進めるためのもとはいえ、導入コストが比較的高く、結果につながるのか、無駄な出費に終わらないかという不安はつきまといます。

そのためか、社内の人材をPMに抜擢して業務を行わせるという形を取る場合も多いでしょう。

しかし、専門の人間ではないので、スキルや経験が不足しており、プロジェクトが瓦解することにつながりかねません。

では、PMOを導入した場合はどうでしょうか。

PMOはマネジメントのプロフェッショナルであり、導入すればプロジェクトが成功する確率は大きく上昇します。

マネジメントに特化した人材を使うことで得られるメリットは、非常に大きいです。

少なくとも、メンバーに負担がかかりすぎてつぶれてしまったり、プロジェクト自体が頓挫してしまったりする事態は避けられます。

失敗して失うものの多さと、PMOを導入して得られるものを差し引いて考えてみましょう。

また、どうしてもコストが気になるのであれば、PMOの業務の中から特定の業務だけを対象にサービスを提供している企業もあります。

まずは、コストが少ないところから始めて、効果を実感したら導入する形をとると良いでしょう。

導入する目安が不明

導入するかどうかがわからりづらいのも、PMO導入を迷う理由の1つでしょう。

どのような結果に結びつくかは、導入してみないことには分かりませんから、PMO導入に際して「本当に必要なのか」という疑問は付きまといます。

特に、小さな規模のプロジェクトへの導入を検討したり、コストを最小限に抑えたいと考えている場合は、特に悩むところでしょう。

しかし、目安がわからず悩むくらいなら、まずは試しに導入してみることをおすすめします。

実際にそのメリットを体感することが何よりも大切です。

また、PMOは導入しなかったデメリットの方が大きくなる可能性があります。

もし、マネジメントが上手くいかず、プロジェクト全体の進捗が遅れてしまったとしたらどうでしょう。

最悪の場合「自社で抜擢したPMやプロジェクトメンバーに負担がかかり、プロジェクトが破綻してしまった」等ということになりかねません。

それらのリスクに比べれば、導入してプロジェクトを円滑に進める方が良いに決まっています。

導入を少しでも検討しているのであれば、まずは使ってみることが大切です。

使ってみることで、必要か不要かを判断できますし、その効果やメリットを身をもって知ることができます。

社内で解決できる可能性

近年では、優秀なプロジェクト管理ツールが増えています。

「このツールさえあれば作業効率が上がるため、PMOなど必要ない」と考える人もいるでしょう。

しかし、ツールはプロジェクトを円滑に進めるための道具でしかありません。

道具がいくら凄くても、素人が使うのかプロが使うのかで、その効果はまるで違うものになります。

ツールを使いこなすにも、知識や経験が必要であり、自社の従業員とマネジメントのプロに任せるのとでは、得られる成果に大きな違いが生まれます。

大切なのはツールをどう使い、どのようにプロジェクトを達成させるかということです。

より良い結果に結びつけるためにも、ツールだけに頼っているようなら、PMOの導入をおすすめします。

まとめ:PMOはプロジェクトの潤滑油

この記事では、PMOの役割や業務内容、導入するメリットについて詳しく解説しました。

  • 役割:プロジェクトの円滑な達成を助ける
  • 業務:プロジェクト全体を支援し、PMが意思決定を迅速かつ正確に行えるようにする
  • メリット:プロジェクトが円滑に進むことで、現場・経営者ともに多大な利益がある

また、導入する際の不安要素を解決する為の情報を紹介しました。

PMOを導入したことで、プロジェクトが予想以上の成果を生み、企業全体が成長したという事例も少なくありません。

この機会に、PMOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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