ビジネスマンなら、誰もが一度は聞いたことのある言葉「バッファ」。
ぼんやりと意味は分かっていても、バッファを仕事でどのように活かすかまで理解している人は実は少ないのが現状です。
しかし、ぼんやりとではなく正しく理解し、上手く活用することで、マネジメント業務の改善に大きく寄与するのがバッファなのです！
今回はそんなバッファについて解説していきます。
バッファの意味
バッファと聞いて何を思い浮かべるでしょうか？
PC用語と思う方もいれば、余裕のある状態を思い浮かべる方もいらっしゃると思います。
この記事では主に、業種問わず関係のあるプロジェクトマネジメントにおけるバッファについて、解説を行います。
そもそもバッファとは？
バッファとは、そもそもどういう意味の言葉か理解しておきましょう。
バッファは英語で「buffer」と記述します。
車両間の緩衝装置が語源となり、転じて、緩衝物全般を表す言葉になっています。
ビジネスシーンで使用される日本語の「バッファ」ではさらに意味が広がり、
- スケジュールの「余裕」
- 人間関係の「クッション」
- リソースの「予備」
といった意味で使用されることが一般的です。
バッファを日本語に言い換えてみると、すごくシンプルで分かりやすいのではないでしょうか。
どんなシーンで使う言葉？
ビジネスシーンで多用される「バッファ」ですが、実はIT用語でもあるのです。
IT用語におけるバッファとは、コンピューターの処理待ちデータを一時的に保持しておく記憶領域を指します。
PCを使われる方は、IT用語としてのバッファも覚えておいて損はありません。
では実際に、バッファはビジネスのどんなシーンで使われるかを解説していきましょう。
最も多いのは、プロジェクト管理の場面です。
どのくらいバッファが必要か、という検討はプロジェクトにおいてとても大切なもの。
「バッファ」＝「納期や人員の余裕」がどのくらい必要かを正確に見積ることに苦労している方もいらっしゃると思います。
その他にも、
- 予算にバッファを含める＝予算オーバー時にも対応できる少しゆとりを持った予算にする
- バッファを見て発注する＝資材が僅少になった時を見越して少し多めに発注する
など、ビジネスシーンではおなじみの場面でバッファは登場します。
ここで大切なのは、多くの例でバッファは多すぎても少なすぎてもいけないということです。
余裕があるのはいいことですが、余裕がありすぎることは無駄に繋がります。
なんとなく設定したバッファによって、業務に不利益が出ることは避けたいでしょう。
バッファは実は重点的に管理すべきものということが、なんとなく分かっていただけたのではないでしょうか。
プロジェクト管理においてバッファはとても大切
今まで適当に余裕を見ていたという方も、よりバッファの大切さにお気づきいただけたと思います。
ここからは、業務の中でも主にプロジェクト管理におけるバッファについて、より深く解説していきます。
バッファを持たせたプロジェクトのスケジュール設定は、マネジメントする立場の方であれば誰もが一度は行ったことがあると思います。
本当に効果的なバッファの設定を行うことで、プロジェクトの進行はよりスムーズに、そして納期遅れのないものにできるのです。
以下で、プロジェクト管理とバッファについて詳しく解説していきます。
プロジェクトでバッファが果たす役割
プロジェクトの工程の中で万が一遅延が発生した場合に、その遅れを吸収するのがバッファの主な役割です。
そのために、作業にかかる時間を長めに見積もっておくことは、もはや常識とも言えるでしょう。
一方で、バッファの設定を「なんとなく」でしてしまっている方が多いのも事実です。
経験と勘で「なんとなくこれぐらい必要だろう」と設定したバッファは、得てして無駄が多かったり、結局上手く遅延を吸収できないことも。
バッファにしっかり役割を果たしてもらうためには、どうすればいいのでしょうか？
バッファを正しく機能させるには
各タスクごとにちょうど良さそうなバッファを取ったのに、結局人員に待ちが発生してしまった、もしくはバッファが足りずに納期に遅れてしまった…そんな経験はないでしょうか？
適切なバッファの設定において大切なのは、とにかく「把握」することです。
各工程にかかる時間や、作業メンバーの力量、発生が予想される遅延の原因など、プロジェクトにまつわるあらゆることを把握してバッファを設定する必要があります。
まずは、プロジェクトや部署そのものの連携や状況を掴むところから、適切なバッファ配置は始まるのです。
バッファに注目したプロジェクトマネジメント手法、CCPMをご紹介
ここまでバッファとプロジェクトマネジメントについて解説を行ってきました。
実は、バッファに注目したプロジェクトマネジメント手法が存在するのです。
それが、プロジェクトマネジメントの手法「CCPM」です。
CCPMの最大の特長は、プロジェクト全体を俯瞰的に捉え、各タスクごとではなくプロジェクト全体に対しバッファ配置を行う点にあります。
それにより、プロジェクトの進捗やバッファの消費状況の可視化が可能になり、よりコントロールしやすくなるメリットが生じます。
バッファの消費状況をもとに、残るタスクに明確な優先順位をつけることで、常に最適な状態でプロジェクトを進行することが可能です。
結果的に、不測の事態による大きな停滞や損害を避けられます。
さらに、バッファについてのみならず、円滑にプロジェクトを進行するためのツールが数多く用意され、企業規模問わず導入できるマネジメント手法として広く人気を集めています。
まとめ：バッファを上手く活用して、業務改善に役立てよう！
ここまで、バッファを使える知識として活用する方法をお伝えしてきました。
CCPMを用いたバッファマネジメントは、数多くの企業で導入され、実際に大きな成果を挙げている手法です。
私たちビーイングコンサルティングは、TOCやCCPMのスムーズで効果的な導入をサポートしています。
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