従来のスケジュール管理で多発する問題は、管理ツールの利用で解決が可能です。
「スケジュール管理が煩雑になっている」「管理ツールの種類がわからない」と、お悩みのマネジメント層も多いかと思います。
そこで、今回はスケジュール管理の重要性や、スケジュール管理のコツ、おすすめのツールを紹介。
スケジュール管理を円滑に進めることで、プロジェクトを成功に導くことが可能です。
今回の記事を参考に、自社プロジェクトのスケジュール管理を最適化しましょう。
プロジェクト進行においてスケジュール管理が重要な理由
業務を滞りなくおこなうために、スケジュール管理は不可欠です。
スケジュール管理をすることで、適切なリソース配分と、時間の有効活用ができます。
また、納期遅延や停滞の防止にもなり、業務の優先順位も把握が可能です。
スケジュール管理をおこなうことで、業務の質が向上し、リードタイムの短縮が期待できます。
以上のように、スケジュール管理はプロジェクト進行において欠かせません。
スケジュール管理で頻発する問題点とは
スケジュール管理が煩雑になってしまうと、プロジェクトの遅延につながります。
スケジュールの遅延には様々な要素が影響しており、主な原因は以下の通りです。
- スケジュールを事前に見積もることができず、事前に決定できない。
- 変更が多発し、計画したスケジュール通りに進まない。
- 仕事量が膨張するのに対し、リソースは限られている。
- 仕事の優先順位がつけなれない。
- 進捗管理ができず、トラブルに対応しきれない。
以上のような問題が頻発し、スケジュール管理が円滑におこなえず、遅延につながるケースは珍しくありません。
スケジュール管理を効率的におこなうコツ
スケジュール管理をするコツは、以下の通りです。
- 全体のスケジュール調整する会議を、定期的に開催する。
- 各タスクに期限を設ける。
- 適切な進捗管理と、報告をおこなう。
- 管理ツールを導入し、スケジュール管理をおこなう。
なお、管理ツールを導入することでより円滑に管理をおこなえます。
管理ツールはプロジェクト管理のために作成されており、煩雑となりがちなスケジュール管理を、1つのツール内で完結できるのです。
スケジュールを管理する代表的な方法
従来のスケジュール管理における、代表的な方法を見ていきましょう。
- 手帳
- スプレッドシート
- エクセル
手帳はカレンダーの記載もあり、個人のスケジュール管理に適しています。
手帳によっては月単位と、週単位で分かれているため、自分に合ったものを選ぶとよいでしょう。
スプレッドシートはクラウド上で共有でき、チームで共有できる点がメリット。
ただし、編集者の限定や、更新のタイミングを合わせないと、データの書き換えに誤差が生じてしまいます。
エクセルでの管理も、チーム内でのシェアが容易です。
スケジュール表の作成も可能で、スプレッドシートと併用もおすすめ。
しかし、他の情報との自動同期ができないなど、プロジェクトが複雑化するほど管理が難しくなる問題点もあります。
最適なスケジュール管理ができるツール5選
スケジュール管理には、ツールの活用がおすすめです。
同時進行するプロジェクトが増えるほど、管理が困難になり、問題の発見と対処も遅れてしまいます。
プロジェクト管理のために作られたツールは多機能で、1つのツールで多くの役割を果たすことが可能です。
BeingManagement3
公式サイトでBeingManagement3の詳細を確認する
「BeingManagement3」の提供元は、株式会社ビーイングコンサルティングです。
プロジェクト管理手法であるCCPMの管理システムであり、納期の遅延防止や品質管理などに貢献します。
Trello
「Trello」は視覚的にプロジェクトを管理できるアプリケーションであり、タスクのカードを自由に貼ったりはがしたりする作業ができます。
アナログ作業と感覚が近いため、使いやすいツールです。
Redmine
「Redmine」はクラウド型管理ツールで、ブラウザ登録後にガントチャートなどを簡単に作成できる点が特徴です。
無料で機能を利用できますが、対応言語は英語に偏っています。
Time Krei
「Time Krei」もクラウド型で、プロジェクト管理ツールとグループウェアが一元化しているツールです。
プロジェクトの予定・実績管理がスケジューリング機能と連動し、プロジェクト全体を可視化します。
Lychee Redmine
「Lychee Redmine」は直感的に管理できるガントチャートが特徴で、進捗管理も一目でわかるとうにつくられています。
10名まで無料で使えるフリープランもあり、少人数のプロジェクトでも気軽に利用が可能です。
「BeingManagement3」の活用が最もおすすめなスケジュール管理方法
前章で紹介したスケジュール管理ツールの中で、弊社が提供するのは「BeingManagement3」です。
「BeingManagement3」はプロジェクト管理手法である、CCPMの専用ツール。
CCPMとは何か、また「BeingManagement3」の特徴を解説していきます。
CCPMとは
CCPMは「クリティカルチェーンプロジェクトマネジメント」の略であり、プロジェクトの最長の工程である、クリティカルチェーンに着目した管理手法です。
経営手法である、TOCの考え方をベースにしています。
TOCについては、「TOC（THEORY OF CONSTRAINTS：「制約条件の理論」）」の記事をご参照ください。
日本でも導入企業は増えており、多くの成功事例があり、実績の面でも信頼できるプロジェクト管理手法です。
CCPMでは納期遵守を目指し、プロジェクト管理における従来の問題点を解決し、遅延や停滞を予防します。
CCPM導入のメリット
CCPM導入により、得られるメリットは以下の通りです。
- プロジェクトの遅延状況が一目でわかる。
- タスクの優先順位が明確化する。
- メンバー内で共通認識が持てる。
CCPMではバッファの消費状況を色分けにより可視化し、プロジェクトの遅延状況を直感的に把握できます。
またプロジェクトに着手する前に、タスクやプロジェクト進行におけるチェック事項を洗い出し、プロジェクト開始後の停滞や手戻りを防止。
タスクの優先順位が明確化することで、メンバー同士の認識を合わせることも可能です。
「BeingManagement3」の特徴
CCPM専用のツールである、ソフトウェア「BeingManagement3」を活用することで、プロジェクトで直面する様々な問題に対処できます。
「BeingManagement3」特徴は、以下の通りです。
- ガントチャートを簡単に作成できる。
- タスクとガントチャートが自動で同期される。
- リソースの負荷状況を、グラフで管理できる。
- 各プロジェクトの危険度を色分けし、遅れているプロジェクトが一目でわかる。
「BeingManagement3」の導入で、問題に適切に対処し、納期遵守を達成することが可能です。
まとめ：スケジュール管理方法の改善でプロジェクトを成功させよう
スケジュール管理には、「BeingManagement3」の導入がおすすめです。
「BeingManagement3」は成功事例を多く持つプロジェクト管理手法、CCPM専用のソフトウェアであり、様々な現場の問題に対応できます。
ぜひ導入を検討し、スケジュール管理の改善にいかしてください。
TOC/CCPMについての資料は、下記よりダウンロードが可能です。
