プロジェクトの成功には、工程表の活用が欠かせません。
作成したいものの、どのように作成すればよいのかわからないという方がいるでしょう。
そこで、本記事では工程表を作成する流れやポイントを説明します。
後半ではCCPMで工程表を作成する方法も紹介するため、プロジェクトを成功させたい担当者や経営者の方は参考にしてください。
プロジェクトの成功に欠かせない工程表とは
工程表とは、プロジェクトの進捗状況をまとめた計画表です。
タスクや納期・品質・役割分担などを管理します。
期間が短く、タスクの少ないプロジェクトであれば、工程表を作成しなくても問題ないでしょう。
しかし、多くのメンバーが関わる大きなプロジェクトであれば、工程表の作成は必須です。
プロジェクトの規模が大きくなると、タスクの進捗や優先順位などを把握しにくくなり、最悪の場合は納期に成果物が間に合わないこともあります。
工程表を作成すれば、大規模なプロジェクトでは全体の流れや進捗状況を容易に把握できるため、納期に間に合わせやすい点が魅力です。
トラブルなどイレギュラーな事態が生じた場合にも、対応しやすくなります。
工程表を作成してもプロジェクトが失敗する理由
工程表を作成する目的は適切にプロジェクトを管理することであるにも関わらず、作成自体が目的となってしまい、計画が計画で終わってしまう場合があります。
時間や労力をかけて綿密に計画を立てても、役に立たないのです。
計画が計画で終わってしまうシチュエーションには、以下のようなものがあります。
- 工程表が複数存在している
- 工程表が更新されていない など
プロジェクトでは変更が生じるものであり、綿密な計画を立てるほど、変更が生じた際の手間が多くなります。
計画を計画で終わらせないために、適切にマネジメントできる程度の粒度で工程表を作成することが重要なのです。
工程表を作成する流れ
不確実性に強い工程表を作成する流れは、大きく分けると以下の通りです。
- プロジェクトの全体像を描く
- タスクを洗い出す
- タスクに依存関係をつける
壁に模造紙を貼り付けて、タスクを記載した付箋を模造紙に貼り付けると、簡単にタスクを整理できます。
直接模造紙に書き込まないため、タスクの内容や順序を変更する際に書いた内容を消す必要はありません。
また、作成した工程表をチームメンバーで共有することも重要です。
チームメンバーがよく見る場所に設置することで、前後タスクや並行タスクを意識しながら業務を遂行できるようになります。
次の章で、工程表を作成するポイントを説明していきます。
工程表を作成するポイント
工程表を作成するポイントには、以下のようなものがあります。
- 大まかに全体像を描く
- ゴールからタスクを洗い出す
- タスクの依存関係を明らかにする
- タスクの作業日数は10日以内で見積もる
大まかに全体像を描く
前述した通り、工程表を細かく作成し過ぎると、イレギュラーな事態に対応しづらくなります。
プロジェクトの全体像をざっくり描いたうえで、必要な部分のみ詳細に記載しましょう。
複数人で工程表を作成する場合は、大まかに全体像を描く旨を共有する必要があります。
ゴールからタスクを洗い出す
工程表を作成する際、ゴールからスタートに向かってタスクを洗い出すことが重要です。
スタートからタスクを洗い出した場合、これまでの経験による惰性が発生してしまい、意味のない工程表になってしまう可能性があります。
ゴールからタスクを洗い出すと「直前のタスクは何なのか」と一つずつたどれるため、惰性を払拭しながら、必要なタスクのみ正しい順序で設置が可能です。
また、プロジェクトを達成するための最短ルートが明確になるため、目的を達成しやすくなります。
タスクの依存関係を明らかにする
プロジェクトは、複数のタスクの連続です。
Aのタスクが終わった後にBのタスクをおこなうといったように前後関係があるため、それぞれのタスクにどのような依存関係があるのか明らかにしましょう。
タスクの依存関係を明らかにしている際、ゴールにつながらないなど依存関係がないタスクがあれば、本当は必要でない可能性があります。
タスクの洗い出しに成功すると、先頭タスクからゴールまで1つまたは複数のラインが見えてくるでしょう。
タスクの作業日数は10日以内で見積もる
プロジェクトの進捗状況を把握するためには、作業時間や作業工数よりも、タスクの作業日数を見積もることが重要です。
タスクの作業日数を適切に見積もれなければ、納期に間に合わなくなります。
タスクの作業日数を見積もる際は、2〜10日の範囲で設定しましょう。
計画日数が範囲を超える場合には、実行すべきタスクの業務内容が不明確である可能性が高くなっています。
業務内容を明確にしたうえで、タスクを分解できないか検討しましょう。
CCPMで工程表を作成する方法
CCPMとは「Critical Chain Project Management」の頭文字を取ったもので、バッファの消費具合や進捗率を管理するプロジェクト管理手法です。
クリティカルチェーンの長さからバッファを算出して、工程表の最後にバッファを集約して設置します。
タスクごとにバッファを設置せずに最後に集約することで、プロジェクト全体を俯瞰しやすくなり、バッファの管理がしやすくなる点が魅力です。
CCPMで工程表を作成する際は、以下のような手順で作成します。
- プロジェクトの課題や挑戦といった構想を明確にする
- プロジェクトを複数のタスクに分割する
- タスクごとに名称や担当者・かかる時間を明記する
- 見積もり期間のバッファを削除する
- リソース負荷の山崩しをおこなう
- クリティカルチェーンを特定する
- プロジェクトバッファを最後に挿入する
- 合流バッファを挿入する
以下の記事で、さらにくわしくCCPMにおける工程表の作成方法について説明しています。
興味がある方はぜひ併せてご覧ください。
現状の工程表に変革を！CCPMでプロジェクト遅延を改善させよう
工程表の作成手順をくわしく知りたい方におすすめの本
これまで工程表を作成するポイントやCCPMで工程表を作成する方法を説明しました。
どのように作成すればよいのかイメージできたのではないでしょうか。
本記事で紹介したポイントなどは、当社ビーイングコンサルティングのコンサルタントである後藤智博、渡瀬智、西郷智史による著書『Project Management進化論 クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント』の中でさらにくわしく説明しています。
その他にも、プロジェクトの進捗管理方法なども紹介しているため、「よりくわしく工程表の作成ポイントが知りたい」という方はぜひご覧ください。
まとめ：工程表を作成してタスクや進捗を管理しよう
プロジェクトの成功には、工程表の作成は欠かせません。
しかし、ただ作成すればよいというわけではなく、計画が計画で終わらないような工程表が必要になります。
綿密に計画することに注力するのではなく、本当に必要なタスクのみ洗い出して工程表を作成しましょう。
なお、本記事で紹介した本『Project Management進化論 クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント』では工程表の作成方法やCCPMについてさらに詳しく紹介しているため、ぜひ参考にして工程表の作成やプロジェクトを成功させましょう。
以下にて、CCPMのくわしい内容を記載した資料を公開しています。無料でダウンロードできるため、ぜひ一度資料をご覧になってください。
