プロジェクトのリソース管理は、プロジェクトを円滑に進めるためにリソースを管理し、適切に振り当てることです。
しかし、プロジェクトのリソース管理について具体的に知っている方は少ないと思います。
そこで本記事では、プロジェクトのリソース管理についてメリットや手順を解説しています。
ぜひ参考にしてください。
プロジェクトにおけるリソース管理とは
プロジェクトにおけるリソース管理とは、プロジェクトを達成するために必要となる従業員や必要経費などの管理を行うことです。
リソース管理はとても重要な役割を担っており、十分に行わなければプロジェクトを効果的に達成できなくなってしまいます。
プロジェクトにおけるリソース管理は、プロジェクトの結果に直結するので、入念に行うことが重要です。
リソースにはさまざまな種類があるため、どのような種類があるのか理解して、効果的に管理しましょう。
リソースの種類
リソース管理において、どのような種類のリソースがあるのかを知らずに効果的に行うことは不可能に近いです。
そこでここでは、リソース管理のリソースの種類について解説していきます。
プロジェクトにおけるリソースは、基本的に以下の5つです。
- ヒト
- モノ
- カネ
- 情報
- 時間
ヒト
ヒトは従業員の人数などを表しています。
大きさに見合うリソース管理を行うことで、スムーズに進めることが可能になり、効果的なプロジェクトにつながります。
モノ
モノは必要な機械や備品などを表しています。
正しいモノを選択することでプロジェクトをスムーズに進められます。
カネ
カネはかかる費用などを表しています。
リソース管理には、ヒトやモノなどに支払う費用が必要不可欠です。
カネのリソース管理を正確に行うことで、コストパフォーマンスが高くなります。
情報
情報は、スムーズに行うために必要な情報や企業が持つノウハウなどを表しています。
内容に対応できる情報を適切に選択することで、効率よくスムーズにプロジェクトを行えます。
時間
時間はスケジュールや納期などを表しています。
この時間は、プロジェクトを達成するまでにかかる時間や従業員一人一人の勤務時間などのさまざまな時間です。
そのため、時間のリソース管理を適切に行うことで、スケジューリングを効率よく管理できるようになります。
プロジェクトに必要なリソース管理計画とは
リソース管理計画とは、プロジェクトをスムーズに実施するために必要になるさまざまなリソースを管理し、適切に振り当ててまとめたものです。
プロジェクトを実施するためにあり、わかりやすく可視化したものがリソース管理計画になります。
そのため、プロジェクトに必要なリソースを適切に洗い出し、それぞれのリソースに何が必要なのかわかりやすくなり、プロジェクトを効果的に進められるようになります。
また、リソース管理計画を行うことで、リソースの振り当てが容易になるため、プロジェクトマネージメントにおいてとても重要な工程です。
プロジェクトでリソース管理を行う6つのメリット
プロジェクトを実施する際にリソース管理を行うことではさまざまなメリットがあります。
メリットは以下の6つです。
- 全体像を把握できる
- タスク配分を正確に行える
- 共通認識が行える
- 目標を明確にできる
- 決まった人数で効果的に行える
- 起こりうるトラブルの回避につながる
全体像を把握できる
リソース管理の中には、ヒトやモノ、カネなどさまざまな種類があり、プロジェクトを効果的に実施するために必要なものを明確にできます。
例えば、プロジェクトをリソース管理を行わずに実施したとすると、プロジェクトに何が必要かわからず無駄な時間やコストを割いてしまいます。
しかし、リソース管理を行えば、プロジェクトの全体像を把握できるため、必要なものが明確になり、無駄な時間やコストを割かずに済みます。
また、プロジェクトのスケジューリングを適切に行えるようになり、従業員が働きやすい環境を提供することも可能です。
タスク配分を正確に行える
プロジェクトにはさまざまなタスクがあり、正確なタスク配分により、効果的なプロジェクトの実施につながります。
正確なタスク配分を行うためには、プロジェクトに必要なリソースを細かく管理することが必要不可欠です。
例えば、リソース管理を行っていないプロジェクトは、必要なリソースがわからないため、どのようなタスクがあるのか正確に把握できません。
しかし、リソース管理を行っておくことで、必要なリソースがわかり、どのようなタスクがあるか正確に把握できるようになります。
また、必要な従業員や設備などのさまざまなものの把握も可能です。
共通認識が行える
プロジェクトは基本的にチームで行うものであり、チーム内で共通認識を持つことが非常に重要になります。
そのため、リソース管理を行い、プロジェクトの進捗状況などを把握しやすい環境を構築することで、プロジェクトへの共通認識が行えるようになります。
また、プロジェクトのリソース管理を行うことで、自分やチームがやるべきことが明確になり、協力しやすい環境を構築できることから効果的なプロジェクトの実施が可能です。
目標を明確にできる
プロジェクトを実施する際には、達成するべき目標があります。
しかし、実際のところ目標が明確に決定していないまま進んでしまうプロジェクトも存在します。
そこで、リソース管理を行っておくことで、必要なリソースを正確に把握できるようになり、目標が何なのか明らかにできます。
また、リソース管理を行うことで目標が明確になるため、従業員のモチベーション向上につながります。
モチベーションの向上は、生産性の向上などさまざまなメリットがあるため、結果的に多くのメリットを得られます。
決まった人数で効果的に行える
先ほど解説したようにプロジェクトは基本的にチームで行います。
プロジェクトの規模によっては多くの人数を割く必要がある場合があります。
しかし、リソース管理を行わなければ、プロジェクトに必要な人数がわからずに無駄にコストを割いてしまう可能性があります。
逆に、プロジェクト実施のための人数が足りないということもあります。
そのため、リソース管理を行い、プロジェクトを効果的に行える人数を明確にすることがとても重要です。
また、効果的に行える人数を明確にすることで、人件費の削減にもつながります。
起こりうるトラブルの回避につながる
プロジェクトでは、思いもしなかったさまざまなトラブルが起こる可能性があります。
そこで、リソース管理を行っておくと、起こりうるトラブルや起こった際の対応策をあらかじめ用意できます。
しかし、リソース管理を行っていなければ、一つのトラブルがプロジェクトに大きな影響を与えてしまいます。
そのため、リソース管理を行い、起こりえるトラブルや起こった際の対応策をあらかじめ考えて対処することがとても重要です。
プロジェクトでリソース管理を行う手順
これまで、プロジェクトにおいてのリソース管理やメリットについて解説しました。
プロジェクトでリソース管理がとても重要なことがわかったと思います。
しかし、どのようにリソース管理を行えばよいのかと思う方もいるのではないでしょうか。
そこでここでは、プロジェクトでリソース管理を行う手順を解説していきます。
プロジェクトでリソース管理を行う手順は以下の通りです。
- プロジェクトの目標を明確にする
- プロジェクトのスコープを明確にする
- リソースを明確に特定する
- プロジェクトで利用可能なリソースを明確にする
- プロジェクトの進捗状況を随時確認する
手順1.プロジェクトの目標を明確にする
まず、プロジェクトの目標を明確にします。
目標を明確にすることでプロジェクトに必要なリソースを洗い出しやすくなります。
目標は、簡単なものから複雑なものまで思いついたものをリスト化し、その中で必要だと思う目標を選択するようにしましょう。
手順2.プロジェクトのスコープを明確にする
次に、プロジェクトのスコープを明確にします。
プロジェクトのスコープとは、成果物や納品日などのさまざまな目標のことです。
先ほどの手順1のプロジェクト自体の目標ではなく、各タスクごとの目標を設定するようにしましょう。
この段階で、プロジェクトに必要な大まかなリソースを洗い出すことが重要です。
手順3.リソースを明確に特定する
続いて、リソースを明確に特定します。
先ほどは、大まかなリソースを洗い出しましたが、この段階でそれぞれを明確に特定していきます。
プロジェクトに必要な従業員の数や設備、費用、情報、時間などを明確にしましょう。
手順4.プロジェクトで利用可能なリソースを明確にする
リソースを明確に特定したら、そのリソースが利用可能なのか確認を行います。
この段階でプロジェクトで利用できるリソースが決定するため、とても重要な工程になります。
また、リソース管理を共有しやすくするため、マネジメントツールなどを利用することがおすすめです。
手順5.プロジェクトの進捗状況を随時確認する
最後に、プロジェクトを開始し、進捗状況を随時確認していきます。
スケジュール通り進んでいる場合は良いですが、進んでいない場合は、ほかのチームからの従業員を補充するなどプロジェクトを効果的に実施するための施策を取りましょう。
また、リソース管理を記録しておくことで今後のプロジェクトの際に役に立ちます。
プロジェクトのリソース管理で重要なポイント
最後に、プロジェクトのリソース管理で重要なポイントを2点解説していきます。
チームでのコミュニケーション
どれだけ良いリソース管理を行っていたとしてもチームでのコミュニケーションを怠ると良いプロジェクトを実施できません。
そのため、チームでのコミュニケーションを取りやすくするためにツールなどを利用することがおすすめです。
プロジェクトで発生するタスクの優先順位
プロジェクトでは、複数のタスクを行う必要があります。
そこで、タスクの優先順位を間違えてしまうと効率よくプロジェクトを実施できなくなってしまいます。
そのため、プロジェクトで発生するタスクに優先順位を設定し、優先順位の高いものは確実にスケジュール通りに達成するようにしましょう。
まとめ：リソース管理を行い効果的にプロジェクトを進めよう
本記事では、プロジェクトのリソース管理について解説しました。
プロジェクトのリソース管理を行うことで、効果的にプロジェクトを実施できます。
また、CCPMを導入することでリソースを可視化して管理ができることから、リソース管理にはCCPMが効果的です。
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