「工程表を作りたいけれど、種類がありすぎてどれを使うか分からない」
このように悩んでいる人は大勢いるでしょう。
プロジェクト工程表は、プロジェクト進行と切っても切れない関係といえます。
ただし、種類が多いうえに、使っていない人からするとメリットがあまり感じられないのが問題です。
そこでこの記事では、プロジェクト工程表の種類と特徴、使うメリットについて解説していきます。
是非この記事を参考に、プロジェクト工程表についての理解を深めてください。
それでは、早速見ていきましょう。
プロジェクト工程表とは
プロジェクト工程表とは、プロジェクトにおける各工程や納期までのスケジュールをまとめた表です。
納期を守るための管理ツールであり、滞りなく納期までにプロジェクトを完了させるために必須のツールです。
タスク進捗の把握や人員の配分、作業時間の調整などをしやすくなるメリットがあり、プロジェクトに限らず、何かしらの作業をする上で必ず必要とされています。
作成することはそう難しいことではないため、作成する手間と得られるメリットを比べた際、明らかにメリットのほうが大きいといえます。
プロジェクト工程表を作成するメリット
工程表を作成することで、プロジェクト進行においていくつかメリットがあることが分かりました。
ここでは、さらに詳しく、具体的にメリットを解説していきます。
詳しくメリットを把握することで、作成した際のビジョンを考えやすくなるでしょう。
それでは、見ていきましょう。
タスク管理がしやすくなる
工程表を用いることで、タスク管理が格段にしやすくなります。
プロジェクトによっては作業が複雑化してしまったり、同時進行で進めざるを得なくなったりする場合があります。
また、一方のタスクが進まないせいで、もう一方のタスクが完了できないといった状況も生まれかねません。
工程表を使うことで、そのような事例を無くすことが可能です。
タスク関係が明確化し、タスク担当者間の連携がスムーズになります。
これにより、予期せぬトラブルが生じにくくなるだけでなく、それに対応する余裕も生まれます。
役割分担しやすくなる
工程表によっては、作成する際にタスク担当者を明確に分ける場合もあり「どの作業を誰がやるのか」が明確になります。
担当タスクが決まっているため、担当者はその作業に集中して取り組めるほか、管理する側がそれぞれのタスクをさらに管理しやすくなります。
また、トラブルが生じた際に、担当者が明確であれば迅速な対応が可能ですし、作業進捗全体の調整も容易です。
進捗の見える化ができる
工程表の中には、作業の進捗率を共有できるものがあります。
チームで作業進捗を共有することで、プロジェクト全体のスピード調整ができます。
メンバーが互いにフォローしやすい環境になるため、より効率的なプロジェクト進行が可能です。
万が一トラブルがあった場合、フォローが迅速に行えます。
また、作業進捗が明確になることで、クライアントに対しても正確な情報共有ができるのもメリットの一つです。
クライアントとの信頼関係の構築、向上にも一役買ってくれます。
スケジュールが明確になる
スケジュールが明確になるのは、工程表を作成する一番のメリットともいえます。
プロジェクト全体の納期はもちろんのこと、メンバー個々の納期も明確になるので、担当者と管理者、双方が自分の仕事に集中して取り組めるようになるのです。
また、単純に作業効率が上がるため、プロジェクト全体の進行も早くなっていきます。
スケジュールが明確になったことで作業が早くなり、余裕が生まれてさらに作業が効率よくなる、といった良いスパイラルが生まれやすいのもメリットといえるでしょう。
なぜ工程表を作るべきなのか
工程表は確かに便利ですが、そこまでして作る必要があるのか疑問に思っている方がいるでしょう。
ここでは、なぜ工程表を作らなければならないのかという理由について深掘りしていきます。
それでは、見ていきましょう。
プロジェクトの構造が変化している
近年、プロジェクトのあり方が変化しています。
働き方改革やテレワークの普及もあり、それらへの対応が求められるようになっているのです。
離れた作業拠点やスタッフを把握する手段が必要になってきており、それに合わせて企業側のプロジェクト管理の手法や必要なツールが変化してきています。
その中で、プロジェクト進行において工程表は必須ツールとなってきているのです。
企業を監視する目が増えた
昨今、企業にも問題が多く、顧客や投資家、株主などにより、企業活動が厳しく監視されるようになっています。
企業の透明化が求められていることもあり、企業活動もオープンになってきています。
そのような状況もあり、プロジェクト工程にもスポットが当たり、工程管理の重要性が増しているのです。
そのような事情から、工程表作成を支援するツールが現れてきており、工程管理システムとして確立されています。
導入する敷居も下がっていることから、導入するメリットは大きいといえます。
ビジネス市場の競争が激化している
昨今のビジネス市場の変化はとどまることを知らず、企業側はその変化への対応が求められています。
そのような事情から、納期遅延やコスト超過が許されない時代になってきており、プロジェクトの進行においても、厳密な管理と効率化が求められているのです。
プロジェクトの失敗が、企業の存続を左右するレベルの事柄になってしまっています。
企業生存のためには、工程管理の考え方が不可欠になっているのです。
プロジェクト工程表の種類
プロジェクト工程表は、作成すればプロジェクト全体に大きなメリットがある素晴らしいツールです。
しかし、種類がありすぎてどれを選んだらよいかわからない場合も多く、悩んでいる人も少なくありません。
ここでは、工程表の種類について、それぞれの特徴とメリットを詳しく解説していきます。
バーチャート工程表
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メリット |
TODOリストと日程を記入するだけで簡単に作成可能。見た目が見やすく、一目でスケジュールを把握できる。 |
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デメリット |
おおまかなスケジュール管理になるため、各作業の関連が分かりづらい。 |
バーチャート工程表は、最も一般的な工程表として有名です。
縦軸に作業項目、横軸に各作業の日付を記入して、棒状で表します。
作成しやすいことに加え、スケジュールが非常に分かりやすいのが特徴です。
ガントチャート工程表
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メリット |
各工程の進行度合いが把握しやすい。工程表の進捗率の書き換えも容易。 |
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デメリット |
工数の把握がしづらく、タスク間の関連も分かりづらい。 |
ガントチャート工程表は、縦軸に作業項目、横軸には日付ではなく進捗率を記入する形で作成します。
バーチャート工程表と似た作りになっており、進捗率が非常に見やすくできています。
また、表の作成が簡単なことが特徴で、エクセルのマクロ機能や関数などを用いて作ることも可能です。
グラフ式工程表
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メリット |
作業の進捗具合、作業予定日数を同時に把握できる。 |
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デメリット |
複雑な作りになっており作成しづらい。各作業の関連性が分かりづらく、他の工程表に比べ少しスケジュール管理がしづらい。 |
バーチャート工程表とガントチャート工程表を合体させたようなものが、このグラフ式工程表です。
縦軸に進捗率、横軸に日付を記入し、曲線で進捗状況を記載します。
作業の進捗具合と作業予定日数を同時に見れるため、一目で全体の作業を把握できるのが強みです。
出来高累計曲線（工程管理曲線）
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メリット |
全体の進捗状況を把握しやすい。 |
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デメリット |
全体の把握はしやすい一方で、タスク単位の進捗は分かりづらい。 |
縦軸に進捗率、横軸に日付を記入し、上下下方に許容限界曲線（許容できる進捗ブレの範囲を曲線で表したもの）を記入して作成します。
上下の曲線によって、予定よりどれだけ遅れているか、進められているのかを把握できます。
プロジェクト全体の進捗を管理しやすく、スケジュール管理にはもってこいの工程表です。
ネットワーク工程表
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メリット |
プロジェクトを最短で終えるために必要な事柄を把握しやすい。どのタスクから着手すべきか、同時に始められるタスクは無いかなど、各タスクの関連が分かりやすい。 |
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デメリット |
作成には専門的な知識が必要で、非常に難しい。また、進歩が分かりづらい。 |
ネットワーク工程表は、円と矢印を利用して工程期間を表す工程表です。
矢印の上には作業名、下には作業日数を記入し、タスクごとのこうすうとタスク間の関連性が分かりやすく仕上がっています。
作成には専門的知識が必要で、作成は難しいですが、得られるメリットは大きく、作成する価値は十分にある工程表です。
プロジェクト工程表の作り方
プロジェクト工程表の作成手順は、以下の通りです。
- 作業の洗い出し
- プロジェクト期間の設定
- 担当者の決定
- 工程表作成
作成するにあたって、まず必要な作業の洗い出して、まとめるための業務をまとめ、期間の設定と担当者を決定します。
その後、作成作業に入るわけですが、工程表によって作り方が違います。
詳しくはこちらの記事で解説していますので、是非参考にしてみてください。
プロジェクト成功に重要な工程表とは？作成手順やポイントを紹介
まとめ：プロジェクトの成功に工程表は欠かせない
プロジェクトを進めるにあたって、工程表の存在は心強い味方です。
タスク・スケジュール管理がしやすくなるだけでなく、全体の効率が上がります。
また、ビジネス市場の激化により、プロジェクト進行の効率化が急務になっている中、プロジェクト工程表の導入は不可欠といって良いでしょう。
工程表にはさまざまなタイプがあり、それぞれ強みを持っています。
自分の関わるプロジェクトに対して、どの工程表が適しているのか判断して導入することで、最大限の効果を感じられるでしょう。
是非この記事を参考に、プロジェクト工程表を導入してみてください。
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