「マネージャーになったが何から手を付けてよいか分からない」
「管理職とは名ばかりで部下の管理が全くできていない」
会社に長く勤めていると、気がついたらマネージャーに抜擢されていることも珍しくありません。
しかし、今までは自分の仕事だけ見ていれば良かったにも関わらず、部下やメンバーの仕事まで見ないといけないことを負担に感じている方も多いのではないでしょうか。
ここでは、プロジェクトマネジメントを成功させるために知っておきたいWBSについてご紹介します。
この記事を参考にし、プロジェクトマネジメントの基礎を学びましょう。
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの成功に向けて適切にプロジェクトの推進を管理することを指します。
状況に応じてプロジェクトの舵を切る必要があるため、多くの知識やスキル、経験が要求されます。
プロジェクトマネージャーに、長年勤めている人や知識に長けた人が任命されることが一般的です。
プロジェクトマネジメントが適切に行われていれば、プロジェクトの成功確率は大幅に上がります。
WBSとは
WBSは「Work Breakdown Structure」の略で、作業内容を細かく分解し構造化した図を指します。
WBSを作成することで、プロジェクト完了までの全作業を抜け漏れなく洗い出せます。
結果、プロジェクトメンバーのタスクの漏れが大幅に減少するのです。
WBSは、プロジェクトの序盤から作成するように心がけましょう。
ガントチャートとの違い
ガントチャートをご存じの方はWBSと似ているとお思いかもしれません。
ですが、WBSとガントチャートは似て非なるものです。
ガントチャートはWBSで作業工程を細分化された後に作成できるグラフなので、ガントチャートを作成するにはWBSを作成する必要があります。
また、目的も異なる点の一つです。ガントチャートはプロジェクト進捗の共有が目的であるのに対し、WBSはタスクの抜け漏れを防ぐことが目的となっています。
WBSのメリット
ここでは、WBSを作成するメリットを説明致します。
プロジェクトの全体像が見えやすくなる
WBSを作成することで、プロジェクトメンバーの全員がプロジェクトを全体的に把握しやすくなります。
作業に必要な人員や工数、担当者などが明確になるため、可視化できるのです。
WBSを作成後ガントチャートやEVMを作成すれば、よりプロジェクト全体が見やすくなるため経験の浅いプロジェクトメンバーでもスムーズに共有が進むでしょう。
プロジェクトの全体像を見て仕事することで、効率的なプロジェクトの進行が期待できます。
タスクの関係性が明瞭になる
WBSを作成することで、タスクの関係性が分かり優先順位が明確になる点も魅力です。
タスクには「タスクAが終わらない限り取り組めないタスクB」のように依存関係が存在します。
例えば、システムの構築を進めるにはその前に必要なハードウェアやライセンスを調達する必要があります。
タスクの依存関係が分かると、仕事のやり直しが発生することを防ぎ効率的なプロジェクト運営が可能です。
スケジュールを組めるようになる
スケジュールは、プロジェクトの納期を守るために非常に重要です。
WBSを作成することで、スケジュールを詳細に組めます。
タスクが分解されて、それぞれの工数が可視化されるため、精度の高いスケジュールが完成します。
逆に言うと、WBSを作成せずに作成したスケジュールは精度が低く、納期の遅延の大きな要因になるでしょう。
納期を守り顧客との信頼関係を維持するためにも、WBSの作成は重要です。
WBSの作り方
ここでは、具体的にWBSをどのように作成すればよいかを説明致します。
①タスクの洗い出し・分解をおこなう
まずはタスクを徹底的に洗い出します。
この時、漏れや重複がないようにそしてタスクをできるだけ細かく分解することがコツです。
ただあまりに細かく分解すると、タスクの依存関係が分からなくなり複雑になるので注意しましょう。
人が一度見て理解できる程度の大きさまで、WBSのツリー構造を広げていきます。
②タスクの順序を決める
タスクの洗い出しが完了した後は、依存関係を元にタスクの順序を決めます。
タスクには、独立して進められるものもあれば、特定の他の作業が終わらない限り進められないタスクもあります。
例えば、全体のプロジェクト期間に直結するクリティカルパスが良い例でしょう。
順序を決めることで、プロジェクトメンバーも順序だってタスクに取り組めるため、効率的に作業が進められるというメリットも生まれます。
③作業を構造化する
作業を流れにあわせて同じレベルの作業に分類し、構造化させます。
構造化させたツリーは、上位階層の作業は下位作業に分解でき、下位作業を足すと上位階層の作業になるように整えます。
また、出来上がったツリー構造を俯瞰的に見て、つながりの矛盾や重複、抜け落ちがないかもこのフェーズで確認しましょう。
④担当者を決める
最後に、能力を見極めながら担当者を決めます。
この時、担当者は1つのタスクに対し1人を割り当てるようにしましょう。
例えば、1つのタスクに2人も3人も割り当てると、皆が責任感なく作業してしまい、結局リソースも時間も無駄にしてしまいます。
クリティカルパスになっている工程には、責任感のある方を担当者に割り当てるのも、後から問題が出ないようにするコツの一つです。
WBSの注意点
WBSの作成には注意すべき点があります。
ここでは3つ、注意点を紹介致します。
作業内容は詳細に決める
タスクの内容は必ず深堀りして、詳細に決めることを心がけましょう。
タスクが不明確の場合、担当者との認識がずれて全く違う作業をしてしまう可能性もあります。
例えばWBSの作成段階では情報不足で不明確なタスクになっていたとしても、不明確なタスクはプロジェクトが進むについて少しずつ修正していきましょう。
WBS作成段階では、不明確なタスクが何かということは必ず把握しておく必要があります。
工数は可能な限り正確に見積もる
工数はできる限り、正確に見積もりましょう。
過小に見積もるのはもってのほかですが、過剰に見積もるのもよくありません。
例えば、3日程掛かりそうなタスクを手戻りのリスクを考えて4日という工数で見積もっていませんか？
備え（セイフティー）はプロジェクト全体で確保しているバッファを消費しましょう。
フォーマット化する
WBSのひな型を用意しておきましょう。
プロジェクト毎にWBSをゼロベースで作成していては効率が悪くなります。
もし、まだ1度もWBSを作成したことがない場合は、インターネットからテンプレートを落としてくるのもよいでしょう。
まとめ：WBSを使ってプロジェクトマネジメントをより効率的に進めよう！
今回の記事の内容を以下にまとめました。
- PMであれば、WBSは知っておくべき内容
- WBSは作業内容を細かく分解し構造化した図
- WBSを作成することでプロジェクトが効率的に進み、納期の遅れを防ぐ
- WBSはガントチャートやEVM、スケジュールの作成に役立つ
- WBSは可能な限り作業工程を正確に見積もるべき
もっとプロジェクトマネジメントを知りたいという方はWBSだけでなく、TOCやCCPMを学ぶのもおすすめです。
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