「プロジェクトマネジメントツールを導入したいが、どれを選べば良いかわからない」
「プロジェクトを円滑にしたいが、予算の関係もありツール導入を迷っている」
このような悩みを抱える人も多いでしょう。
たしかに、プロジェクトマネジメントツールは製品ごとの違いも多く、最適なツールを選ぶのは難しいと思います。
また、導入に際してのコストが気になるのも事実です。
そこで今回は、プロジェクトマネジメントツールとは何かを解説するとともに、導入するメリットと選び方について言及していきます。
それでは、早速見ていきましょう。
プロジェクトマネジメントツールとは
プロジェクトマネジメントツールとは、プロジェクト進行に欠かせないさまざまな業務の管理を効率化するためのツールです。
導入することで、工数からタスク管理まで、プロジェクトに関する情報を一括で管理できるため、プロジェクトの進捗状況が明確になり、管理・把握がしやすくなります。
昨今テレワークが普及し、従来の管理方法ではプロジェクト内のタスク管理が難しくなったことから、注目を浴びています。
プロジェクトマネジメントツールを使う目的
企業のプロジェクトマネジメントツール導入は、主に以下のような目的を持って行われます。
- プロジェクト内のタスクや課題の進捗を管理したい
- 各課題のステータスや担当者を明確にしたい
- プロジェクトメンバーそれぞれのタスク量や進捗を把握したい
- スケジュールを共有し、メンバー全員がゴールを意識しやすくしたい
- 情報や資料を保管・共有したい
- 承認フローを自動化したい
プロジェクトマネジメントツールは、プロジェクト管理の効率化を図るだけでなく、チームメンバーの手間になる部分を簡略化できるため、より生産性をあげられます。
導入することで、プロジェクト全体の業務が最適化され、より上質な仕事につながっていくのです。
プロジェクトマネジメントツールの種類
プロジェクトマネジメントツールは、業務の効率化を図るうえで非常に優れたツールといえます。
また、さまざまなツールが存在しているため、導入する際に自社の目的に合わせたツールを選べるのも魅力の一つです。
プロジェクトマネジメントツールには、実績豊富で高機能なものが多数存在しています。
ツールにはそれぞれ得意不得意があるため、それを把握して自社にピッタリなツールを導入することで、プロジェクト管理の効率をより高めることが可能です。
ここでは、導入の際に迷わないで済むように、プロジェクトマネジメントツールの種類について、解説していきます。
それでは見ていきましょう。
タスク管理に重点を置いたツール
タスク・プロジェクト管理機能に強みを持つタイプのツールです。
メインボードに付箋を貼るように課題管理する「カンバン方式」や、全体の作業を分解してタスクを洗い出す「WBS」を使うものがあります。
個人タスク達成率の視覚化や、プロジェクト全体の進行度合いを管理することに長けており、主にタスク・プロジェクト管理を改善したい場合に導入されるタイプです。
また、シンプルな作りで使いやすく、導入後に早く使いこなせるようになる利点もあります。
さまざまな業務に対応したツール
プロジェクト管理に必要なさまざまな機能が、一つのツールに一緒に搭載されているタイプです。
進捗管理、チャート作成、課題や個人タスクの管理など、さまざまな機能が搭載されており、プロジェクト全体の効率を上げたい場合に適しています。
業務の効率化ができるだけでなく、プロジェクト全体の負担が軽減されるので、チームの生産性が上がります。
プロジェクト管理に加えて他の部分も改善したい場合に適したツールといえるでしょう。
特定の業務に特化したツール
独自の工程を踏まなければならないプロジェクトにおいて、最も力を発揮するツールです。
一部の機能に特化したツールであり、特定の業務にのみ導入したい場合に適しています。
プロジェクトマネジメントツールの選び方
導入に際し、ツール同士の比較は必須です。
それぞれのツールの強みを理解し、自社に最も適したものを選ぶことで、最も効果を得られます。
比較のポイントは、以下の3点です
- 最適なテンプレートがあるか
- 導入形態は自社に適しているか
- 社員が適応できるか
それでは見ていきましょう。
最適なテンプレートがあるか
タスク管理において、タスクの粒度や項目を最適化し、それぞれを設定して運用できるかは非常に重要です。
ただ、ツールによっては、全く設定されていない状態から、自分たちで最後まで設定しなければならない場合もあります。
そうならないために活用したいのが、プロジェクトマネジメントツールに備わっているテンプレートです。
導入を検討しているツールにあるテンプレートが、自社の求める物であるかどうかを判断する必要があります。
導入形態は自社に適しているか
ツールによって、導入形態にも違いがあります。
ツールにはオンプレミス型とクラウド型があり、それぞれ以下のような特徴があります。
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オンプレミス型 |
社内サーバー、もしくは管理クライアントに導入し、ネットワーク環境がなくとも利用できるタイプ。ネットワーク上での利用ではないため、セキュリティ面に優れている。 |
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クラウド型 |
Webを通じて、クラウドサービスに接続し利用するタイプ。導入コストを抑えつつ簡単に導入できるメリットがある。 |
オンプレミス型は、簡単にいえば「ツールを購入し、そのまま自社の物として運用し続けられる買い切り型」といっても良いでしょう。
初期投資は多くなりがちですが、それ以外に運用コストがかかりづらいため、複数の長期的なプロジェクトでの使用に適しています。
一方クラウド型は、「Webを通してサービスを利用するもの」で、月額料金を払って利用するものがほとんどです。
初期投資は少なく済み、利用したいツールのみを選択して利用できるため、小規模なプロジェクトを管理する際に適しています。
また、クラウド型には無料で利用できるサービスも存在しており、プロジェクトの規模や必要な機能がそれでカバーできる場合もあります。
社員が適応できるか
プロジェクトマネジメントツールを導入したからといって、すぐに結果が表れるわけではありません。
社員がそのツールを使いこなしてこそ、意味があります。
なるべく早く慣れられるように、以下のような条件を考慮に入れて、ツールを選ぶ必要があります。
- メンバーの誰かが利用したことがあるツールを導入する
- メンバーの能力に見合ったツールを導入する
プロジェクトチームメンバーがいかに早くツールに適応できるかは、導入後に得られる効果に直結します。
メンバーによって導入するツールを選別することも、非常に重要です。
プロジェクトマネジメントツールのおすすめ5選
「どのような機能があるかは分かったけれど、結局どれにすればよいかわからない」
このように考える人も多いでしょう。
そこで、当サイトでおすすめのプロジェクトマネジメントツールを5つ紹介していきます。
是非、導入する際の製品検討に役立ててください。
Backlog
Backlogは、クラウド型、オンプレミス型どちらも選べるプロジェクトマネジメントツールです。
各タスクにおいて、細かなToDoリストや期限、優先度や担当者を登録できるため、プロジェクト全体が把握しやすいのが強みです。
プロジェクト進行において、タスクの担当者を明確にしながら進捗管理ができます。
また、オンプレミス型はファイル容量が無制限で、導入さえしてしまえばかなり自由がきくツールとなっています。
Slack、ChatWork、Redmineなどの情報共有ツールと連携も可能で、タスク管理だけでなく、メンバー同士のコミュニケーションも円滑に進めることが可能です。
無料トライアルも設けられているため、使ってみたい場合にも気軽に使い始められるのも嬉しいポイントです。
Asana
Asanaは、タスク管理に特化したプロジェクトマネジメントツールです。
Asanaの最も大きな特徴は、さまざまなアプリケーションとの連携ができることです。
Slack、Dropbox、Google Calendarなどの大規模サービスとの連携ができ、現在使用しているサービスと簡単に連携できます。
このツールでタスク管理に特化させそのほかの部分は他のサービスで補う、といった形で運用するのに向いています。
Trello
Trelloは、クラウド型のタスク管理に強みを持つツールです。
タスクのカードを自由に動かしたり、付箋のように貼ったりはがしたりできるため、感覚的に利用できるのが特徴です。
クラウド型の為、TODOリストをはじめ、資料の共有もスムーズに行えるのも利点の一つです。
また、何よりも魅力的なのは「完全無料ツール」であることです。
導入コストが一切かからず、全ての機能を利用できます。
Wrike
Wrikeはクラウド型の管理ツールで、主にタスク管理に強いツールです。
ダッシュボードがシンプルにまとまっており非常に見やすく、どのような状況なのかを判断しやすくなっています。
プロジェクト全体の把握にはもってこいでしょう。
5人までの少人数であれば無料で使用できますが、それ以上になると料金が発生します。
GoogleやAmazonの社内でも使われている有能なツールです。
『BeingManagement3』
『BeingManagement3』は、株式会社ビーイングが提供しているプロジェクト管理ツールです。
CCPMに特化した機能が豊富です。
全てのプロジェクトの開始日や納期・リソースの状況などを直感的に把握できる点が特徴です。
「実行中」や「納期検討中」など現在のステータスを一画面で確認できるため、プロジェクト進捗を報告する会議や報告書作成の手間や時間を削減できます。
また、タスクの洗い出し機能が搭載されている点も魅力です。
付箋紙のようなネットワーク図やガントチャートを利用して、タスクを洗い出せるため、タスク間の依存関係を設定できます。
その他にも、パイプラインマネジメントやフルキット・バッファマネジメントに関する作業を管理できたり、アジャイルCCPMにも対応しているといった多くの魅力があります。
なお、導入形態はクラウド型とオンプレミス型のどちらでも選択可能です。
詳細はコチラからご覧ください。
まとめ：プロジェクトマネジメントツール選びは慎重に
今回は、プロジェクトマネジメントツールに関して、導入するメリットや選び方などを解説してきました。
プロジェクトマネジメントツールは、プロジェクト進行におけるさまざまな業務の管理を効率化するためのツールです。
プロジェクト内のタスクや課題の進捗管理をはじめ、プロジェクト管理において欠かせない機能が入っています。
ただし、導入する際は慎重に検討しなければなりません。
なぜなら、ツールにはさまざまなタイプ・強みがあり、自社に適しているか判断しなければ最大限効果を得られないからです。
まずは「自社がどのような課題を抱えているのか」を洗い出し、それに対応したツールを選びましょう。
本記事を参考に、自社にピッタリなツールを見つけ導入し、プロジェクトを円滑に進めてください。
弊社はプロジェクトマネジメントのプロフェッショナルかつ、紹介した『BeingManagement3』の導入支援も実施しています。
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