「プロジェクトマネジメントを任されたのはいいものの、なんだか上手くいかないな…」
いざプロジェクトが始まると、メンバーとの調整や予期せぬトラブルなど、私たちの目前には次から次へと新しい問題が積みあがってきます。
本記事では、プロジェクトマネジメントを成功させるためのポイントと3つの必須スキルをご紹介します。
プロジェクトを成功させるための必要なスキルを身につける方法までを噛み砕いて説明しているため、プロジェクト管理で悩んでいる方にはぜひ参考にしてください。
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクト全体を管理することです。
１つのプロジェクトには、規模に関わらず、目的と期限が設定されていて、目的達成のためのリソース（予算や人員）が割り当てられます。
決められた期間の中で有限なリソースを上手くコントロールして、プロジェクトの目的を達成させることがプロジェクトを管理する者（プロジェクトマネージャー）の役割になります。
プロジェクトマネジメントを成功させるポイント
プロジェクトマネジメントを成功させるポイントは、以下の3つです。
・目的の明確化
・タスクとスケジュール管理
・チームマネジメント
1つずつみていきましょう。
目的を明確にする
プロジェクトマネジメントを成功させるためには、プロジェクトの目的を明確に示す必要があります。
プロジェクトが目指す目標を分かりやすく示すことで、思考の整理に軸ができて、一貫性が生まれるからです。
チームメンバーとの意見交流をする際にも、プロジェクトの目的を共有することでチームが到達する場所を整えることができます。
プロジェクトの目的は、主に組織の利益を拡大する内容であることがほとんどです。
定量的でより具体的な目的設定をすることが望ましいでしょう。
タスクとスケジュールを管理する
プロジェクトマネジメントを成功させる2つ目のポイントは、目的達成のために必要なタスクをメンバーに割り振り、スケジュール全体を管理することです。
プロジェクトが目指す場所を決めたとはいえ、チームメンバーが自由に目的地へたどり着けるわけではありません。
プロジェクトマネージャーには、予算・納期を守ったうえで、品質の高い成果を上げることが求められます。
また、目的地へ進む道中にトラブルはつきものです。
プロジェクトが計画通りに進まないからと言っても、期限に遅れたり計画以上の予算を使うことは、多くの場合はできないでしょう。
状況に応じたスケジュール管理が重要になります。
チームマネジメントを行う
プロジェクトを推進させるにはチームメンバーの協力が不可欠です。
メンバーがより仕事を進めやすいように働きかけを行い、彼らが力を発揮できる環境を整えることは、プロジェクトマネージャーの大切な役割です。
プロジェクトマネージャーとチームメンバーとの相互的な意見交換ができれば、お互いの理解が深まります。
いざトラブルが起こったとしても、早期発見やその対応が容易になり、プロジェクトの進捗管理はよりスムーズに行うことができるでしょう。
プロジェクトマネジメントに必須な3つのスキル
プロジェクトマネジメントのポイントを押さえているからと言っても、プロジェクトを成功させることは容易ではありません。
ここからは、プロジェクトマネジメントに必要なスキルを3つご紹介します。
・課題の分析・解説スキル
・スケジュール管理スキル
・コミュニケーションスキル
それぞれ解説していきます。
課題の分析・解決スキル
プロジェクトを進めるうえで、新たな課題やトラブルはつきものです。
そのため、プロジェクトマネジメントでは、課題の本質を見極めて、ネクストアクションを決定・実行していくスキルが必要になります。
プロジェクトマネージャーの「決断」には、プロジェクトの目的に沿った理由つけが大切です。
メンバーへの理解や協力を求めるためです。
例えば、自分がマネージャーで決定権があるからと言って、思いつくままの指示出しをするとどうでしょう。
チームから理解が得られないばかりか、反発が起こる可能性もあります。
プロジェクトの目的を念頭に置いた対応スキルが求められます。
とはいえ、正しい答え探す必要はありません。
メンバーの声を聞くなど状況に応じた対策決定と、スピーディーにPDCAを回しつつ改善へ向かうことが望ましいでしょう。
スケジュール管理スキル
プロジェクト達成に必要なタスクに対して、どのように進めれば一番効率よく目標にたどり着くか考えて、推進していく力が「スケジュール管理スキル」です。
プロジェクト全体スケジュールはもちろん、突発的に起こるトラブルやタスクの遅れが発生した場合でも、期限内にプロジェクトを完遂することが求められます。
常にプロジェクトのタスク整理し、スケジュールを周りと共有することが大切です。
頭で考えるだけではなく、紙に書き出してみたり、共有機能付きのツールを利用したりするのもいいでしょう。
スケジュール管理の手段を工夫することも大切です。
コミュニケーションスキル
プロジェクトを円滑に進めていくうえで、プロジェクトマネージャー個々のコミュニケーションスキルが求められます。
プロジェクトは、チーム・社内・社外と広い範囲で利害関係者の調整が必要になります。
ここでは、ビジネス的なコミュニケーションスキルが必要です。
一方で、チームメンバーとの日常的なコミュニケーションも大切です。
相手の主張を聞きつつ、自分の要望を伝えるといった双方向のやりとりは、メンバーが自発的に行動できるような環境作りにつながります。
成功するプロジェクトの共通点とも言えるでしょう。
プロジェクトマネジメントに必要なスキルを磨く方法
ここまで読んできて、こういった疑問をお持ちかもしれません。
「プロジェクトマネジメントに必要なスキルは分かったけど、どうすればスキルを身に着けることができるの？」
そこで最後の章では、プロジェクトマネジメントに必要なスキルを磨く方法を2つご紹介します。
プロジェクトマネジメントの基礎学習
プロジェクトマネジメントの基礎的な学習については、書籍やブログ記事などから始めてみましょう。
特に、課題の分析方法や、スケジュール管理については、概念を体系的に学んだり、プロジェクトマネジメントの具体的な手法を知識として得ておいたりすることも大切な要素です。
例えば、「CCPM」をご存知ですか？
「Critical Chain Project Management（クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント）」の頭文字をとった言葉で、プロジェクトマネジメントの代表的な手法です。
弊社のクライアント様の中には、CCPM導入によってプロジェクト成果を劇的に改善させた事例もあるほどです。
「CCPM」については、こちらの記事でわかりやすくまとめています。
組織パフォーマンスの最大化を実現するプロジェクト管理手法のCCPMとは？
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コミュニケーション能力を高める
コミュニケーションについて実践的なスキル習得方法としては、「メンバーとの日々のやり取り」に尽きます。
とはいえ、いつもプロジェクトについてのチェックばかりでは、相手もあなたとの会話に身構えてしまうかもしれません。
プロジェクトマネージャーとして、まず心がけたい事は「笑顔」と「挨拶」です。
何気ない会話を日常的に行うことで、お互いにコミュニケーションの土台を築くことができるでしょう。
まとめ：ポイントを押さえてプロジェクトマネジメントを成功させよう！
本記事では、プロジェクトマネジメントが成功するポイントを紹介しました。
・目的の明確化
・タスクとスケジュール管理
・チームマネジメント
また、後半で紹介した3つの必須スキルを身につけることで、プロジェクトマネジメントが成功に近づきます。
ぜひ後半で紹介したスキルを磨く方法も参考にして、プロジェクトマネジメントをおこなってください。
ちなみに、以下の資料では今回紹介した内のCCPMについてさらに詳しく説明しています。
プロジェクトマネジメントの導入を検討している方はぜひダウンロードしてみてください。
