組織で業務をおこなう上で、複数のプロジェクトが同時に進行することはごく一般的です。
複数プロジェクトの特徴は、人や設備といったリソースがプロジェクト間で共有される点。
組織内でリソースのやりくりをおこないながら、期限内のプロジェクト成功を目指す必要があります。
特に同時実行しているプロジェクトの数が多い場合、複数プロジェクトの管理内容がプロジェクトの成功に大きく関わります。
マネジメントする立場の方の多くが日々頭を悩ませている課題のひとつです。
複数プロジェクト管理のよくある悩みと問題
実際にこんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか？
複数プロジェクト管理のよくある悩み
- プロジェクト開始前に作業時間の正確な見積もりができない
- 各プロジェクトの進捗が見えず遅延に気付けない
- タスク量に対してリソースが不足している
- 各タスクの優先順位が明確につけられない
状況が打開できないままだと、様々な問題につながってしまいます。
複数プロジェクトのよくある問題
- 最初の納期を守れず遅延が発生する
- 計画よりもコストが膨らむ
- タスクをこなすのに必死で品質が向上しない
- リソース不足で残業や休日出勤が増えてしまう
- 仕様変更による手戻りで計画が崩れる
プロジェクト管理上の悩みや問題は、業種や業務問わず普遍的に起こるもの。
改善にあたっては複数プロジェクトを進める上での根本的な問題を突き止め、一点を集中的に見直すことが大切です。
今回は、プロジェクトが停滞する大きな原因である「悪い」マルチタスクに着目し、複数プロジェクト環境での改善への道筋をお伝えします。
「悪い」マルチタスクには注意しよう
一般的によく知られるマルチタスクとは、 複数のタスクを同時進行で進めること。
これはつまり、他のタスクの作業を開始するために、 今おこなっているタスクの完了前に一旦停止させることを指します。
プロジェクト進行がマルチタスクになること自体に問題はありません。
ただ、タスクの完了前に他のタスクに切り替えることで、プロジェクトの円滑な進行や早期達成に寄与していない場合は要注意です。
この状態を私たちは「悪い」マルチタスクと呼び、プロジェクトの円滑な進行を妨げる重要な改善対象と考えます。
ありがちな「悪い」マルチタスクにフォーカスし、どこに問題があるのか検証していきましょう。
ひとつのタスクの完了前に次のタスクに取りかかる
複数のタスクを抱えている時に、ひとつのタスクが完了する前に次のタスクに手をつけることは誰しも経験があると思います。
一見着手していないタスクが減り、余裕があるようにも見えますよね。
しかし、実はプロジェクト完了遅延の大きな要因になっているケースが多いのです。
複数のタスクを開始したことで、ひとつのタスクを集中しておこなうことが困難に。
各タスクの完了までの時間、すなわちリードタイムが伸びていきます。
結果として後続作業の開始が遅れ、プロジェクト自体の完了の遅れにもつながるのです。
さらに、リードタイムが伸びることで、気付かない間に大きな損失につながっている場合もあります。
プロジェクト全体の工数を比較すれば、「悪い」マルチタスクとひとつずつ完了させ別のタスクに移行する場合とで大きな差はありません。
しかし、タスク完了までのリードタイムが伸びることはつまり、市場投入や次のフェーズへの移行タイミングが遅れるということ。
完了したタスクを早期に市場投入すると利益の獲得のチャンスがある場合、損失につながります。
リソースを分散し複数のタスクを同時に進めている
各タスクの優先順位がはっきりせず、各後継作業の所要日数も不明瞭。
そのため抱える全てのタスクを最優先として同時に進めた……そんな経験はありませんか？
各タスクに必要最低限のリソースを割り当てれば、同時に複数タスクの実行が可能です。
しかし、ひとつのタスクに割けるリソースが少ないとタスクの進行スピードは低下。
タスクのリードタイムは必然的に長くなり、「悪い」マルチタスクと同等の状態に陥ってしまうのです。
遅延の危険性が高い特定のタスクがある場合はさらに注意が必要です。
納期終盤で危険性の高いタスクにトラブルが発生しても、他のタスクも同様に納期終盤であるため、タスク間で相互に手助けをする余裕がありません。
ひとつのタスクの遅れが全体の大きな納期遅れを生む原因になります。
「悪い」マルチタスクの最適な改善方法とは
一見よくあるプロジェクトのワンシーンにも、実は落とし穴が数多く存在しています。
タスクに優先順位をつけないまま手持ちのタスクを行き来し進めた結果、思わぬロスが山積していたという例も。
さらに、このような「悪い」マルチタスクを各メンバーがおこなうと、結果的にマネージャーへの負荷が高まる問題も同時に発生します。
根源からプロジェクトの進行を見直すには、「悪い」マルチタスクを防止し、プロジェクトやタスクにリソースを集中できる環境構築が必要です。
従来は問題改善のため生産時間の短縮によってプロジェクト期間の調整を図ることが通例でした。
しかし、多くの企業ではすでに生産時間をぎりぎりまで切り詰めているのが現状でしょう。
行き詰まったプロジェクト管理を打開するため有効なのが、TOCを活用した改善手法の導入です。
TOC/CCPMの導入で複数プロジェクト管理を徹底改善！
「悪い」マルチタスクをはじめ、複数プロジェクト管理の問題に対し、私たちが用いるのがTOC/CCPMです。
TOCとは、制約理論または制約条件の理論と呼ばれるマネジメントの手法のことです。
大きな特徴は「現在から将来にわたって繁栄し続ける」という企業の目的達成のため、全体を浅く広く改善するのではなく、まず妨げとなる制約条件に集中して改善をおこなう点。
導入により、プロジェクト管理の最適化はもちろん、企業全体の業績改善も期待できます。
今回の「悪い」マルチタスクの改善の場合、プロジェクトやタスクの停滞を最小限に抑え、プロジェクトがスムーズに流れる状態を目指します。
具体的な改善に使用するのは、TOCのCCPM（クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント）」という管理手法です。
まずはプロジェクトの期間を決定づける、最長の工程「クリティカルチェーン」を特定します。クリティカルチェーンに注目し、納期を守るプロジェクトマネジメントを目標に下記項目の導入で達成を図ります。
- プロジェクト全体の進捗の把握
- 遅延の危険性の可視化
- タスク優先度の明確化
- 適切なリソースを投入のコントロール
具体的には、主に以下の3つの手法で多角的にプロジェクト進行の改善を進めていきます。
バッファマネジメント
円滑なプロジェクト進行で重要なのが、トラブルなど不確実性に対応するバッファの設定。
しかし実際は、経験や勘で設定したバッファが無駄になったり、不測の事態による遅延をカバーしきれなかったりといったケースが少なくありません。
個々のタスクのみを見て、それぞれに必要そうなバッファをなんとなく割り当てるだけでは、プロジェクトに貢献できないバッファが生じてしまいます。
そこで、CCPMではプロジェクト全体を俯瞰的に捉え、プロジェクトそのものに対し戦略的なバッファ配置をおこないます。
CCPMによるバッファマネジメント
- プロジェクトの進捗、バッファの消費状況＝危険度を可視化する
- バッファの消費状況を把握しつつ、残るタスクに明確な優先順位をつける
全体の進捗とバッファを可視化した上でプロジェクトを管理すると、不測の事態が発生しても大きな停滞や損害を避けた確実な進行が可能になります。
同時に、タスクの優先度が明確になることで「悪い」マルチタスクの発生を抑えています。
フルキット
とりあえず着手してみる、という形でのプロジェクト進行は、手戻りやプロジェクト停滞の大きな原因のひとつです。
CCPMでは、タスクやプロジェクトがスタートする前の段階を改善し、問題解決にあたります。
事前にプロジェクト進行にあたって準備すべき項目をチェックリストに。
リストを共有し複数人で抜けや漏れを確認しつつ、共通認識の形成をおこないます。
CCPMによるフルキット
- 組織としてプロジェクトを開始する準備を整え、今すべきことを認識する
- 進行中に何をどのタイミングで決定していくべきかを同時に策定する
個人がバラバラの考えでプロジェクトに向かうことは、手戻りや停滞を引き起こすもと。
あらかじめ共通認識があることで、品質やプロジェクト完了スピードの向上も期待できます。
パイプラインマネジメント
行き当たりばったりでプロジェクトを進行するのではなく、本来は全てのプロジェクト投入は戦略的におこなわれるべきものです。
パイプラインマネジメントでは、プロジェクト開始前に進行をシミュレーションし、プロジェクトやリソース投入の最適なタイミングを決定しておきます。
プロジェクトの無計画な詰め込みによる停滞をなくし、プロジェクトのスムーズな完了を実現します。
CCPMによるパイプラインマネジメント
- 組織の制約に基づき、戦略的にプロジェクト投入時期を決定する
- 組織内のリソース状況を可視化し、将来的なリソース計画を立てる
複数プロジェクト管理にTOC/CCPMを導入し、成功しつづけるプロジェクト環境へ
メンバー個々の能力に依存しすぎたり、経験と勘に頼ったりする複数プロジェクト管理は無駄が多く、えてして成功しないもの。
人や施設のリソースを増やさずとも、TOCを活用し制約となっている問題を集中して改善することで、複数プロジェクト管理は悩みの種から業績向上の足がかりへと変化します。
今すぐ導入できるTOCによる改善で、よりよいプロジェクト管理を実現しませんか。
ビーイングコンサルティングではTOCの効果的な導入をアシストします。
