タスクを適切に管理するには、プロジェクトマネジメント手法のCCPMが適していることをご存じでしょうか。
「CCPMを聞いたことがあるが、内容についてはわからない」という方や、そもそも「タスクの定義があいまい」という方もいるかと思います。
そこで今回は、タスクの定義や意味・管理方法について紹介。
後半では、タスク管理に最適な、CCPMについても解説していきます。
タスクについて知ってCCPMを実施することで、タスクをスムーズに整理し、優先順位も明確化するでしょう。
まずはタスクの定義と意味について、見ていきましょう。
タスクとは？
ビジネスシーンで多く使われる用語、タスクの意味ですが、定義を正しく理解することでチーム内での認識の相違を防ぐことが可能です。
タスクの定義と、同一の意味と間違えやすい用語を解説していきます。
タスクの定義
タスクは英語表記で「Task」と記載し、言葉自体の意味を訳すと「課題」「任務」「仕事」です。
ビジネスシーンでのタスクとは、プロジェクトにおいて課された仕事や、その他のひとつひとつの小さな仕事を一単位として数えます。
そして、「シングルタスク」はひとつの仕事のこと指し、「マルチタスク」は複数の仕事を並行して実行することです。
一般的にタスクは期限があり、優先順位をつけながら作業にあたるのが基本です。
プロジェクト管理において、タスクマネジメントは重要な役割を果たします。
プロジェクトとの違い
組織の目標を達成するための計画と、計画を達成するためのタスク集合体をプロジェクトといいます。
例えば組織の目標、つまりプロジェクトを「売上30％アップ計画」とした場合、計画を実現するために必要な仕事をタスクと呼びます。
広告の作成や販売サイトの構築、販売促進に関わる小さい単位の仕事がタスク。
つまり、プロジェクト進行はタスクの集まりで構成されているのです。
スケジュールとの違い
スケジュールとは、タスクなどの実行日を明確に決めたものです。
例えば「ミーティングの準備」「必要資材の発注」はタスクであり、スケジュールではありません。
「〇月〇日にミーティング準備を完了」など、タスクに日程を設定し繋げたものをスケジュールと呼びます。
タスクの優先順位を把握し、的確なスケジュールを設定することで、プロジェクトを成功に導くことが可能です。
タスクを適切に管理するための重要ポイント
タスクを適切に管理するには、「可視化」と「仕組み化」が重要です。
2つのポイントを、具体的に紹介していきます。
- 全体を可視化
- 仕組み化
全体を可視化
タスクの可視化することで、タスクの抱えすぎや誤った優先順位など、問題点を早期に発見できます。
特に大量のタスクを管理しなくてはいけない場合、タスクの可視化は必要不可欠です。
タスク全体を視覚的に捉えることで、プロジェクトにおいて都度何をすべきかが明確になります。
つまり、タスク集合体であるプロジェクトにおいて、タスクの可視化は欠かせません。
仕組み化
タスク管理を仕組み化することで、的確なタスク管理の継続が可能です。
タスク実行スケジュールを決めた後も、プロジェクトの進行次第でタスク事態やスケジュールの変更は起こります。
タスク管理を習慣的に確認できる仕組みをつくることで、リソースやスケジュールの管理もスムーズになるでしょう。
仕組み化することで、プロジェクトにおける問題の見落としも避けることが可能です。
タスクを適切に管理すべき理由
この章では、タスクを適切に管理すべき理由を説明します。
- 作業が円滑に進行する
- 優先順位が明確になる
- チームで共有できる
作業が円滑に進行する
タスクの適切な管理により、仕事の優先順位を都度確認する必要がなくなります。
そして、完了タスクと未完了タスクも把握できるため、作業の円滑な進行が可能です。
さらに、無駄な確認の時間が減るため、プロジェクト全体の完了時間が短縮できます。
やるべきことに集中できる環境も整うため、仕事の質も向上するでしょう。
優先順位が明確になる
タスク管理により、各タスクが明確化するため、優先順位もつけやすくなるでしょう。
優先順位に合わせて作業を行うことで、プロジェクトの遅延や停滞を防ぎます。
また、優先順位が明確化していれば、突発事項にも対応しやすくなり、作業漏れや重複も防ぐことが可能です。
チームで共有できる
タスク管理をし、各タスクを明確化することで、チーム内での共有がスムーズになります。
タスクを共有することで、チームメンバーの協力体制も整うでしょう。
リソースの補充や移動なども、タスクが共有されていることで円滑に決定できます。
タスク共有でチームの協力が得られ、プロジェクト全体の安定したパフォーマンスが実現可能です。
従来のタスク管理における手法とは
まずはタスク管理において、よく使われる手法を紹介します。
- 付箋
- エクセル
- クラウドサービスなど
各手法を利用した際の、メリット・デメリットも同時に解説していきます。
付箋
付箋は誰でも使いやすく、個人・チームのタスク管理に以前からよく利用されてきました。
しかし紙ベースでの管理のため、インターネット上から遠隔でチェックし、更新する作業はできません。
ミーティングの際のタスク整理には便利ですが、アクセスのしやすさに難点があります。
エクセル
エクセルやGoogleスプレッドシートを使う管理方法も、タスク管理においてポピュラーな方法です。
多くの人が使ったことがあるエクセルやGoogleスプレッドシートは、操作の説明などの手間が省けるため、チームで共有しやすいツールといえるでしょう。
ただしタスク管理のためにつくられたツールではないため、タスク管理専用ツールと比較した場合、機能の面で劣る部分があります。
クラウドサービスなど
タスク管理専用のクラウドサービスを利用した場合、クラウド上での共有、期限の通知などの豊富な機能が揃っています。
ツール使用方法の周知は必要となりますが、タスク管理を円滑に進めることが可能です。
各社さまざまなクラウドサービスを提供しており、料金や仕様によって何を使うか決定しましょう。
タスク管理に最適なCCPMとは？
CCPMとは、クリティカルチェーンプロジェクトマネジメントの頭文字をとったもので、TOCという経営手法を基本としたプロジェクトマネジメント手法です。
プロジェクトの最長工程である、クリティカルチェーンに注目し、納期遵守を目指すのがCCPMです。
日本でも業界や業種を問わず、成功例が多くあります。
CCPMを利用するメリット
CCPMは、バッファの消費率・進捗率を可視化します。
バッファの消費状況を常に把握することで、プロジェクトの遅延や、問題に対して適宜対応することが可能です。
バッファを適切に管理することで、無駄を省き、遅延を防ぎます。
また、優先順位を明確にできるというメリットもあります。
タスクの集合体であるプロジェクトにおいて、タスクの処理順序は重要です。
プロジェクトへの影響度を把握して、課題の先送りや手戻りが発生しないようにタスクを処理していくためには優先順位が必要になります。
フルキットの活用
CCPMのフルキットでは、タスクに着手する前の段階で、問題の解決をはかります。
プロジェクト進行にあたってのチェックリストを作成し、抜け漏れを予防。
進行中の過程で、いつ何を決定するかを同時に策定していきます。
以上のようにあらかじめメンバー内で共通認識をつくることで、手戻りや停滞を事前に防ぎます。
まとめ：CCPMを活用しタスクを適切に管理しよう
タスクの管理方法には、エクセルの活用などさまざまな方法がありますが、タスクの抜け漏れを防げるCCPMがおすすめです。
CCPMではプロジェクト進行前にタスクを整理することで、プロジェクトの停滞を防ぎます。
また、バッファも適切に管理でき、プロジェクトの遅延を防止できます。
CCPMについて詳しく知りたい方は、以下のリンクより資料をダウンロードしてください。
