プロジェクト運営でいつも目標未達に終わってしまい、悩んでいるプロジェクトマネージャーの方も多いのではないでしょうか。
プロジェクト進行をスムーズにする手法のひとつにスコープマネジメントがあります。
スコープマネジメントとは、成果物や作業の範囲を明確にするとともに必要に応じて調整することで、過不足なくプロジェクトを完了できるよう管理することです。
開発メンバー全員が成果物や作業の範囲を理解することで、無駄な作業やコミュニケーションコストの削減といった効果が得られ、結果としてスムーズなプロジェクト進行が可能となります。
本記事では、スコープマネジメントの概要やメリット、プロセスについて解説します。
プロジェクト進行に課題を抱えている方は、解決のきっかけになりますので、ぜひ最後までご覧ください。
プロジェクトマネジメントにおけるスコープとは
スコープとは、日本語に直訳すると「範囲」を意味します。
プロジェクトマネジメントの世界においては、「やらなければならない作業範囲」を指す言葉がスコープです。
例えば、システム基盤のプロジェクトでは、基盤となるサーバーの調達や構築作業やOSのインストールなどがプロジェクトのスコープと呼ばれます。
スコープを管理することで、プロジェクトの精度は大きく向上します。
また、スコープの意味はプログラミングや医療など場面によって変わる場合もあります。
こちらの記事にて、場面ごとのスコープの意味や使い方について解説しておりますので、ぜひご覧ください。
関連記事：【場面別】スコープの意味とは？レンジとの違いや使い方を説明
スコープマネジメントとは
スコープマネジメントでは、スコープを管理することで、確実にプロジェクトを成功させることを目指します。
プロジェクトマネジメントの教科書ともいえるPMBOKにおいて、スコープマネジメントは次のように定義づけられています。
プロジェクトの最終目標を達成するために必要な作業が、過不足なく確実に遂行されることを保証すること。
つまり、プロジェクトの目標達成に向けてやるべきこと、もしくはやるべきではないことを明瞭にするものです。
やるべきことを明確にしておかないと、必要のないタスクの発生やタスク漏れ、結果として期待とはズレた成果物が完成します。
特にプロジェクトの成功への導く役割のあるプロジェクトマネージャーの方は、知っておくことで仕事に大きく貢献するでしょう。
また、PMBOKにはスコープマネジメント以外にもプロジェクトマネジメントにまつわる情報が多く記載されております。
具体的な記載内容については次の記事で解説しておりますので、気になる方はぜひご覧ください。
関連記事：PMBOKの第6版とは？基礎から解説！
スコープマネジメントの種類
スコープマネジメントで管理するスコープには次の2種類があります。
- プロダクトスコープ
- プロジェクトスコープ
ここでは、それぞれのスコープについて解説します。
プロダクトスコープ（成果物スコープ）
プロダクトスコープは「成果物スコープ」とも呼ばれ、各段階における成果物の要件を定義したものです。
言い換えると、何をもって成果物を達成するのかを定めた「ゴール」の定義ともいえるでしょう。
成果物は最終的な納品物だけでなく、プロジェクト全体を通して作る必要があるものがすべて含まれます。
例えば、システム開発の場合、最終的に納品するシステムだけでなく、各段階で作成する仕様書や設計書も成果物にあたり、これらに対してもプロダクトスコープを設定する必要があります。
プロダクトスコープを明確に設定することにより、要件や仕様の抜け漏れを防げることに加え、もし問題が発生した場合でも責任の明確化が可能です。
また、プロダクトスコープが明確であれば、プロジェクトの進捗状況にあわせた修正や調整がしやすくなる点も大きなメリットといえるでしょう。
プロジェクトスコープ（作業スコープ）
プロジェクトスコープは「作業スコープ」とも呼ばれ、ゴールの達成に向け「どのようなタスクを実行するのか」を定義したものです。
つまり、プロダクトスコープが「ゴール」の定義であるのに対し、プロジェクトスコープは「手段」の定義であるといえるでしょう。
多くのプロジェクトにおいて、ゴールへ達成するための方法や道筋は1つではありません。
そのため、スムーズにプロジェクトを進めるためには、ゴール達成に必要な作業や、その作業を「どこまでするのか」を明確にする必要があります。
例えば、システム開発における「システム設計」をプロダクトスコープとした場合、ユーザーインターフェースの設計やプログラム言語の決定、物理データ設計といったタスクが必要です。
このように、各段階におけるゴール達成に向け必要なタスクを細かく抽出し、定量化や言語化したものがプロジェクトスコープです。
スコープマネジメントを実施するメリット
ここでは、スコープマネジメントを実施するメリットを次の2つ紹介します。
- 利害関係者にとって満足のいく結果が得られる
- プロジェクトの完全成功を実現できる
詳しく見ていきましょう。
利害関係者にとって満足のいく結果が得られる
スコープマネジメントを実施することで、利害関係者の満足度が向上します。
プロジェクトを通じて利害関係者の満足度を高めるためには、プロジェクト実施前の期待以上の結果を出す必要があります。
しかし、利害関係者の要求は状況によって変わることもあり、想定外のトラブルや要件増加により、思うような結果が得られないことも少なくありません。
「何を」「どこまでやるか」を継続的かつ具体的に決めていくことで、期待が大きく左右されることを防ぎます。
結果として、利害関係者が求める要求に沿った成果物を作り出すことが可能となり、利害関係者からの評価を得ることにつながるでしょう。
プロジェクトの完全成功を実現できる
プロジェクトの完全成功とは、プロジェクト完了時にステークホルダー全員が満足している状態のことです。
もし、プロジェクトが一切滞ることなく納品できたとしても、ステークホルダーが成果物に対し不満を抱えているようではプロジェクト成功とはいえません。
スコープマネジメントを活用し、クライアントが求める範囲を明確にすることで、クライアントが本当に求める成果物を納品できるようになります。
プロジェクトは、常に決められたことを淡々とやれば上手くいくものではありません。
その都度変化するクライアントの要求をしっかりと受け止め、範囲を明確にし続けることで、クライアント全員が満足する成果物を作れるようになります。
スコープマネジメントを実施する6つのプロセス
ここでは、スコープマネジメントに含まれる作業を、6つのプロセスで解説します。
- プランニング
- 要件の収集
- スコープの定義づけ
- WBSの作成
- スコープの実証
- スコープの管理
詳しく見ていきましょう。
①プランニング
まず、スコープを計画します。
プランニングのフェーズは顧客へのヒアリング前に行いましょう。
結果として、作業をどのように進めるかの大枠を示すことになり、物事が素早く進みます。
スコープの計画をある程度練っておくことで、顧客との折衝がスムーズに進みます。
②要件の収集
顧客など各ステークホルダーが求めている要件を収集します。
要件収集のコツは、予め制限を設けることです。
制限なく要件を聞いてしまうと、後から追加の要件が顧客から継続的に求められ、要件にまとまりが見えません。
例えば、期限は月末までや人員が3人で実行可能な範囲でというように制限をつけてヒアリングしましょう。
さまざまなアイディアが出てくるのは良いことですが、あまりに要件の洗い出しに労力をつぎ込むとプロジェクトマネージャーの労力が掛かり、肝心なマネジメントが疎かになることもあります。
③スコープの定義づけ
このフェーズでは、収集した要件を踏まえてスコープをより詳しく定義します。
定義づけを行うことで共通認識が生まれます。
定義したスコープによってプロジェクトの方向性は大きく左右されるため、このフェーズは非常に重要なフェーズと言えるでしょう。
④WBSの作成
プロジェクト全体の作業を細かく分解したWBSを作成しましょう。
ここまでで実施してきた要件収集や定義づけでまとまったタスクをWBSに落とし込みます。
効率的に作成するためにも、WBSはゼロから作成するのではなく雛形を用意しましょう。
WBSを作成することでプロジェクトが可視化され、メンバーのタスクが漏れることを防ぎます。
WBSは、プロジェクトを構成するタスクを漏れなく抽出する手法です。
より詳しくWBSについて知りたい方は次の記事をご覧ください。
関連記事：WBSの作り方とは？｜メリットや精度を高めるコツも解説
⑤スコープの実証
スコープが具体化したら、スコープが妥当なものなのかを検討しましょう。
実証を経ることで、より精度の高いスコープが完成します。
例えば、成果物とスコープの整合性の検証を行います。
ここで問題が認められた場合、スコープをより適切なように修正します。
⑥スコープの管理
スコープの管理では定められているスコープへ調整することを目指し、2種類のスコープであるプロジェクトスコープとプロダクトスコープを管理します。
最初にプランニングした計画と現在の状況に乖離がある場合、正常な方向へとプロジェクトを是正します。
また、成果物がスコープに沿ったものじゃない場合も作り直しや修正の必要が発生するでしょう。
逆に言えば、スコープのベースラインと要素成果物の現状を比較・分析して差異がない場合は、スコープの管理フェーズを経る必要はありません。
差異が大きい場合も、スコープの管理され漏れなく対応すれば問題なく是正できます。
スコープマネジメントを実施する際のポイント
ここでは、スコープマネジメントを実施する際のポイントについて解説します。
常に最新の状態へと更新する
プロジェクトを進めるにあたり、当初の計画から変更が必要になることも少なくありません。
計画に変更が発生した場合、状況によってはスコープも変更する必要があります。
スコープを変更したにも関わらず、情報が更新されていなければ現場に混乱を招き、スコープの存在がかえってプロジェクトに悪影響をおよぼすことになりかねません。
このような事態を防ぐためにも、スコープは常に最新の状態へと更新することが重要です。
要求や要望に対して優先順位を付ける
クライアントからの要求や要望に対し、事前に優先順位をつけておくことも重要です。
プロジェクト進行において、スケジュールの遅延や予算の超過などの問題が発生した際に、取捨選択を迫られることになるためです。
事前にクライアントと相談し優先順位を設定しておくことで、クライアントからの返答を待つといった無駄な時間を発生させることなく対応することができます。
計画書をもとに過不足のないスコープを定義する
スコープに不足があった場合、急なタスクの追加やリソースの不足などの事態を招きます。
また、プロジェクト進行中に要件を増やしすぎてしまうと、予算の超過やリソース不足で実行ができなくなる、といったことにもなりかねません。
このような事態を防ぐためにも、当初の計画をもとに過不足なくスコープを定義するようにしましょう。
プロジェクトチームで情報を共有する
最後のポイントは、プロジェクトチーム内でこまめに情報共有を行うことです。
メンバー全員が情報を共有し、目標に対し同じ認識を持つことで、プロジェクトの成功確率は大きく上がります。
特に、スコープマネジメントにより範囲が明確化されている場合、より大きく成功へと近づくでしょう。
反対に、チーム内で情報共有がされていない場合、メンバーごとの認識に差が生まれ、品質の低下や手戻りの発生といった結果につながりかねません。
また、明確に範囲が決まっているだけに知っている人と知らない人の差が顕著に表れるため、メンバー間に不信感を生み出すことにもなります。
このような事態を防ぐためにも、定期的な朝礼やミーティングの設定、コミュニケーションツールの導入などを実施して定期的にコミュニケーションを取れる場を整えるようにしましょう。
まとめ：スコープマネジメントでプロジェクトの目標達成率を高めよう
今回の記事の内容を以下にまとめました。
- プロジェクトマネジメントにおいて、スコープは作業範囲を意味する
- スコープマネジメントで利害関係者の満足感が高まる
- プロジェクトの完全成功を目指すなら、スコープマネジメントが必須
- スコープマネジメントでは、随時スコープの是正を図ることが重要
- スコープは可視化すべき
スコープマネジメントは顧客などの利害関係者の満足度を高めるために必要不可欠です。
利害関係者の満足度が高ければ、プロジェクトの完全成功へと近づきます。
ちなみに、CCPMにおける「ODSCの作成」でプロジェクト参加者の目的・成果物・成功基準を共有することは、スコープマネジメントでやろうとしていることと一致しています。
スコープマネジメントについて詳しく知らなくても、CCPMを導入することでスコープマネジメントを適切に実行できるであしょ行うことが可能です。
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