従来のプロジェクトマネジメントで抱える問題を、解決できるプロジェクトマネジメント管理手法の存在をご存知でしょうか？
「安全余裕を設けているのに、プロジェクトのスケジュールが遅延する。」
「タスクの優先度が決められず、停滞につながっている。」
「突発事項に対応できる、時間の余裕がない。」
以上のような問題を抱えるプロジェクトマネージャーの方も、多いかと思います。
今回の記事ではプロジェクトマネジメントの重要性や、必要なスキルについて解説。
従来のプロジェクトマネジメントの問題点と、解決策として管理手法CCPMについてもご紹介いたします。
プロジェクトマネジメントについて長年同じ問題から抜け出せない、とお困りのプロジェクトマネージャーの方は、ぜひCCPM導入をご検討ください。
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトの納期遵守や成功させるために必要不可欠な管理業務です。
プロジェクトの計画を立て、リソースを適切に活用し、納期までにできるだけ高い品質で成果をあげられるようにコントロールしていきます。
さらに、マネジメントチームなどを構築をして、作業の進捗管理やリスク対応などに、適宜対応できる体制を整えることも重要です。
プロジェクトマネジメントあってこそ、プロジェクトを円滑に進行でき、成功に導くことが可能なのです。
プロジェクトマネジメントの重要性
適切なプロジェクトのコントロールは、プロジェクトの成功を左右するほど重要です。
各プロジェクトでは、QCD（クオリティ、コスト、納期）の条件を満たして成果を出す必要があります。
しかし、プロジェクトのリソースは限らており、人材・予算・時間を適切にコントロールしなくてはいけません。
プロジェクトのリソースを適切に配置しコントロールするために、プロジェクトマネジメントはプロジェクトの実行において非常に重要です。
プロジェクトマネジメントに必要なスキル
プロジェクトマネジメントには、以下のスキルが求められます。
- プロジェクトを管理するスキル
- 問題を分析・解決するスキル
- コミュニケーションのスキル
「プロジェクトを管理するスキル」については、前章でも述べた通り、限られたリソースでプロジェクトの完了ペースを最大化するスキルが求められます。
「問題を分析・解決するスキル」は、問題が発生した際、適切なタイミングに適切な対策を行うスキルです。
「コミュニケーションのスキル」は、プロジェクトメンバーとの円滑なコミュニケーションと、目的意識の共有が求められます。
上記のスキルは、プロジェクトの成功において欠かせません。
プロジェクトマネジメントを成功させるポイント
プロジェクトを成功させるためには、QCD（クオリティ・コスト・納期）が重要です。
つまり、顧客の求める品質を保ち、予算内で、期限内にプロジェクトを終了させる必要があります。
以上の条件をクリアするために、プロジェクトマネジメントでの成功のポイントを3つ紹介します。
①目的を明確化する
目の前のタスクに追われてプロジェクトの目的を見失わないよう、プロジェクトの目的を明確化し、プロジェクトメンバーへ共有することが成功への秘訣です。
目的を明確化することで協力体制が整い、認識のずれや伝達不足、手戻りも軽減するでしょう。
②タスクを明確化する
タスクの優先順位を明確化し、取り組むことでプロジェクトの円滑な運用が可能です。
全てのタスクを優先してしまうと、停滞や遅延を引き起こす原因となります。
適宜優先して取り組むべきタスクを明確にすることが、プロジェクト成功におけるポイントです。
③スケジュール管理を的確に
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体のスケジュールと進捗状況を管理する必要があります。
プロジェクト進行中の遅延状況などに応じて、対策を打ち、スケジュールを調整することで納期内のプロジェクトが完了が可能です。
従来のプロジェクトマネジメントにおける問題点とは
プロジェクト管理において、「対策を打っているにも関わらず様々な問題が発生してしまう」という状況は、珍しくないでしょう。
そこで従来のプロジェクトマネジメントにおける問題点を見ていき、従来のプロジェクトマネジメントの改善点を解説します。
悪いマルチタスク
悪いマルチタスクとは、マルチタスクの結果としてリードタイムの長期化や、成果物の品質低下を招いてしまうマルチタスクを言います。
マルチタスクとは、複数のタスクの同時進行、もしくはマルチタスクを切り替えながら行うプロジェクトの進め方です。
マルチタスク自体は悪いことではありません。
しかし、プロジェクト実行時にタスクが溢れかえることで、タスクを頻繁に切り替えながら作業を行うことによって、プロジェクトのQCDに影響を及ぼします。
悪いマルチタスクを解決するために、プロジェクト管理では客観的な指標に基づいて、プロジェクトのタスクや優先順位の見える化を行う必要があるのです。
作業見積もりにおける問題点
タスクに対する工数見積もりを行い、利用可能なリソースで納期に合わせたスケジュール見積もりを行ったにも関わらず、計画通りに進まない現象はプロジェクト管理で頻発します。
人の作業ペースは一定ではなく、機械が行う作業と違いバラつきがあります。
作業のバラつきやその他の不確定要素により、計画通りに行かないケースは避けられません。
この場合はバッファ（作業見積もりの安全余裕）を設けることで、対処を行います。
人間心理における問題点
プロジェクトマネージャーは、「タスクにバッファを持たせたにも関わらず、プロジェクトが遅れがちになってしまう」という経験をしている方も少なくないでしょう。
各タスクに付与されたバッファを無駄に使い切ってしまい、想定外の突発事項に対処しきれないことによって、タスクの完了が遅れてしまうのです。
各タスクに含まれバッファを含め、全て使い切ってしまう現象は人間心理による現象です。
期限ギリギリまで手を付けない、もしくは期限ギリギリまで実行してしまう、という人間心理が考えられます。
上記のような現象を避け、バッファを適切に管理することで、プロジェクトの遅延を防ぐことが可能です。
進捗管理における問題点
プロジェクト全体で、どのくらい作業が終わっているのか確認する進捗管理。
例えば「70％完了した」という報告を受けたマネージャーは、あと何日で終わるのかと予想を立てます。
しかし完了までの作業と同じペースで、後半の作業が終わるとは限りません。
パーセンテージによる報告が、結果的にプロジェクトが予想通り進まない原因となることが多々あります。
上記のような従来の進捗管理方法へ改善が、プロジェクトマネジメント成功へのポイントとなるでしょう。
プロジェクトマネジメントの問題を解決する革新的な手法CCPMとは
前章で紹介した問題点に弊社が解決策として用いるのが、CCPM（クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント）」という管理手法です。
CCPMはTOCの考え方をベースにした、プロジェクトマネジメントの管理手法。
TOCとは制約条件の理論と呼ばれる、マネジメントの手法です。
CCPMの導入により、以下の効果が期待できます。
- プロジェクト全体の把握による、適切な進捗管理と作業見積もりのコントロール。
- 遅れの進捗状況の可視化による、適切なバッファ管理。
- タスクの優先順位を明確にし、悪いマルチタスクの削減。
CCPMで利用する、各ツールを紹介していきます。
バッファマネジメント
CCPMでは各タスクではなく、プロジェクトそのものに対して戦略的にバッファを配置。
バッファをプロジェクト全体の最後に集約させることで、無駄なバッファ消費を防止します。
またバッファの消費率を視覚的に、そして直感的に判断できるよう、色分けし設定。
危険度を可視化することで、全体の進捗の把握と、適切な時に対策を打つことが可能です。
プロジェクトのバッファ消費率を可視化することで、タスクの優先順位付けが簡単にできるのです。
結果的に、悪いマルチタスクの予防にもなるのです。
フルキット
CCPMでは、プロジェクトスタートの前段階で準備すべき項目をチェックリストにします。
チェックリストにすることで、「とりあえず着手する。」という準備不足でのプロジェクト進行を防ぎ、手戻りや停滞を防止。
リストをプロジェクトメンバーやマネジメント内で共有し、抜けや漏れを確認しながらプロジェクトの進行が可能です。
リストを作成することで、プロジェクトメンバー内で共通認識を作り出せます。
プロジェクト開始前に準備を整えることで、品質やプロジェクト完了までのスピードアップにもつながるでしょう。
パイプラインマネジメント
CCPMではプロジェクト投入前に、組織全体のプロジェクト投入シミュレーションを行います。
これをパイプラインマネジメントと呼び、プロジェクトやリソース投入の最適な時期を事前に決定。
プロジェクトを無計画に始めると、停滞や遅延につながります。
行き当たりばったりではなく、プロジェクトは戦略的に行われるべきです。
パイプラインマネジメントにより、将来的なリソース計画を立て、戦略的にプロジェクトを投入することが可能です。
まとめ：プロジェクトマネジメントの問題を解決し低迷から抜け出そう
今回の記事ではプロジェクトマネジメントの重要性や必要なスキル、プロジェクトを成功に導くポイントについて解説しました。
従来のプロジェクトマネジメントにおける問題点も紹介。
- 悪いマルチタスク
- 作業見積もりにおける問題点
- 人間心理における問題点
- 進捗管理における問題点
上記の問題を解決する管理手法、CCPMについてもご説明いたしました。
CCPMでは以下の3つのツールを用いて、従来のプロジェクトマネジメントでの問題を解決します。
- バッファマネジメント
- フルキット
- パイプラインマネジメント
CCPMを用いることで、プロジェクト全体を把握にし、適切な進捗管理が可能です。
また遅れの進捗状況を可視化することによって、より適切なバッファ管理を行います。
そしてタスクの優先順位を明確にし、悪いマルチタスクの予防が可能です。
プロジェクトマネジメントについて長年問題を抱えるマネージャーの方は、ぜひCCPM導入でプロジェクトマネジメントにおいて抱える問題点を解決し、現在の低迷や停滞から抜け出しましょう。
TOC/CCPMについての詳しい資料は、以下よりダウンロードが可能です。
