「プロジェクトマネジメントオフィスにはどのような役割がある？」

「プロジェクトマネジメントオフィスを効果的に活用するにはどうすれば良い？」

これから新たにプロジェクトマネジメントオフィス（以下PMO）を導入しようと考えている場合、このように悩んでいる方も多いでしょう。

PMOは、プロジェクトマネージャーを補佐し、円滑なプロジェクト進行を促す役割を持ちます。

しかし、ただ闇雲にPMOに人材を配置すれば良いというわけではありません。

この記事では、PMOのメリットや構成する役割、運用時の注意点などについて解説します。

PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とは

PMOとは「Project Management Office（プロジェクトマネジメントオフィス）」の略称です。

企業のプロジェクト進行に関して重要な役割を持つ組織であり、PMとは似て非なる言葉です。

PMOの役割はチームとしてPMを補佐し、プロジェクトを成功へと導くことです。

具体的な仕事内容は以下の通りです。

  • プロジェクトの管理
  • プロダクトの品質向上
  • リソースやコスト調整
  • 人材開発など

PMOとPMは仕事内容が似ており、プロジェクトの規模によっては、PMOを設置せずにPMのみで管理を行うケースもあります。

しかし、管理業務が複雑化する大規模プロジェクトにおいて、PMOは必要不可欠です。

日本のプロジェクトマネジメントオフィスの普及を支えている団体「PMO協会（NPMO）」によれば、以下のように解説されています。

PMOは、組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システムを言います。

引用元：一般社団法人日本PMO協会

簡単に言えば「プロジェクトマネジメントにおいて、チームや部門の垣根を超えた支援をして、プロジェクトを円滑かつ効果的に進めるための組織」と言えます。

社内に専任の組織を作る場合もありますが、専門会社に依頼しプロフェッショナルを派遣してもらうケースが多いでしょう。

大規模なプロジェクトでは、PMOが上手く機能するかどうかがプロジェクトの成否にかかわります。

プロジェクト管理にPMOが必要な理由

そもそもプロジェクトにおいて、PMOは本当に必要なのでしょうか。

PMOがなかった場合を想定して考えてみると、課題となるのが業務量過多という点です。

プロジェクトの円滑な進行と達成に向けて、プロジェクト全体を支援するのがPMOです。

PMOが存在しない場合、プロジェクト管理にかかわるすべてをPMのみで実施する必要が出てきます。

小規模のプロジェクトであれば、それほどの負担とはならず、問題なく管理できるかもしれません。

しかし、プロジェクトの規模が大きくなってくると、その業務量が膨大となり、PMのみで細かい部分まで管理するのは困難です。

その結果、必要な情報の連絡漏れや問題発生時の対応遅れにつながります。

上記のほかにも管理の質という課題も表出します。

PMに起用される方すべてが経験豊富なわけではなく、初めてPMを担当する場合も珍しくありません。

そのような際にPMOがいれば、PMのスキルを補完したうえで、業務が滞るリスクを抑えられます。

PMOの業務内容は「プロジェクト全体の管理」「部門間でのスケジュール調整」「ステークホルダーとの調整」など、多岐にわたります。

PMだけではなくプロジェクトメンバー全員にとっても、プロジェクトを円滑に進めるためには必要不可欠な存在といえるでしょう。

プロジェクトマネージャー（PM）との違い

PM（プロジェクトマネージャー）とPMOは似ている言葉ですが、その役割は全く異なります。

  • PM　：プロジェクトの総責任者
  • PMO ：プロジェクトマネジメントを支援する組織

PMOとPMの大きな違いは権限の大きさです。

PMはプロジェクト全体をマネジメントするのに対し、PMOは全体における一部分のマネジメントを担います。

PMはプロジェクトのリーダー的存在で、PMOはそれをサポートしてプロジェクトマネジメントの質を高める組織だと考えれば問題ありません。

このように管理範囲こそ異なるものの、両者の業務内容はほとんど変わりません。

プロジェクトの成功を目指し、PMOとPMはしっかりと連携をとったうえで業務を進める必要があります。

PMOの職種別の役割

PMOは、対応する業務によって「PMOアドミニストレーター」や「PMOエキスパート」、「PMOマネージャー」の3種類の役割に分かれます。

ここでは、PMOの職種3つと各々の役割を解説します。

PMOアドミニストレーター

PMOアドミニストレーターは、主にプロジェクトマネジメントにかかわる事務作業を支援し、社内プロセスをスムーズにする役割を持ちます。

具体的な業務内容は次の通りです。

  • データの収集・更新
  • 情報の共有や展開
  • 会議などのセッティング
  • 書類作成
  • 経費生産
  • 勤怠管理
  • 稼働管理　など

例えば、データの収集・更新業務では、PMOアドミニストレーターが勤務時間の終わりにプロジェクト内の各チームを巡回して、進捗状況の確認を行います。

直接確認することにより、PC上のデータだけでは把握しにくいチーム内の課題や状況を深く知ることができるため、PMはより迅速で適切な意思決定が可能になります。

同時に、PMからの情報を共有することでプロジェクトチーム全体における情報の齟齬を防ぐことも可能です。

PMが行っているデータ収集や事務作業をPMOアドミニストレーターがサポートすることで、PMはプロジェクトの管理に一層集中できるようになります。

PMOエキスパート

アドミニストレーターが収集した情報を基に、業務を標準化するのがPMOエキスパートの主な業務です。

PMOエキスパートの業務内容には、次のような種類があります。

  • プロセス分析：プロセスの可視化や文書化を行う
  • 情報分析：情報を収集する手法の確立や社内定着化の実施
  • ツール分析：ツール類の開発・改善
  • ビジネス分析：クライアントへの要求事項やニーズの収集などを実施
  • 人材開発：メンバーの教育

具体的には、使用するソフトウェアやベストプラクティスの選定、ドキュメント基準の策定などです。

ほかにもプロジェクトメンバーに対し、プロジェクトマネジメント教育などの人材開発も行います。

また、業務の標準化を通して属人化を防ぎ、進捗や品質の差異をなくすことも、エキスパートの大きな役割です。

このようにPMOエキスパートは幅広い業務を取り扱うため、事務的なスキルのみならず豊富な開発経験やコミュニケーションスキルなど多くのスキル・経験が求められます。

PMOマネージャー

PMOマネージャーは「PMOのまとめ役」としてPMO組織におけるマネジメント業務全般を実施する役割です。

主に以下のような業務を行います。

  • PMOの戦略および計画の策定
  • PMOメンバーの勤怠管理・稼働管理
  • PMOメンバーへの教育
  • PMOの予算管理　など

また、経験豊富なPMOマネージャーの場合、プロジェクト進行を円滑にするためのPMへの提言、クライアントとPMの調整役など、PMを補佐する役割を担う場合もあります。

PMOが存在することで、PMは十全にパフォーマンスを発揮できるようになります。

PMO導入のメリット

ここでは、PMOを導入するメリットを3つ紹介します。

プロジェクトマネージャーやメンバーの業務効率化

PMOはプロジェクトを円滑に進めるためにさまざまなルールを考え、定着を図ります。

結果としてPMの負担が軽減し、メンバーが効率よく仕事を進めるためのプロジェクト管理に集中できます。

例えば、プロジェクトの課題管理表を統一してプロジェクトメンバー皆が素早く共通の認識を持てるようにルール化します。

そうすることで認識合わせのために都度行う報告や連絡が減り、PMは自身の業務に集中できます。

PMがプロジェクト管理に集中できればスムーズなプロジェクト運営につながり、メンバーの業務効率も向上するでしょう。

クライアント満足度の向上

PMOが情報収集などの支援をすれば、PMの意思決定は的確かつ迅速になります。

すると納期よりも早めに質の高い成果物をクライアントに提示でき、クライアントの満足度向上につながるでしょう。

例えばシステム開発であれば、豊富な経験と知識を持ったPMOが情報を集めることで、手戻りなく要件に沿ったシステムを提案し構築できます。

顧客満足度が向上すれば対外的なイメージ向上にもつながります。

問題の早期発見

PMOの導入によりプロジェクトのあらゆる情報が可視化されると、問題をいち早く発見できます。

PMOは、以下のような多様な視点からマネジメントを実施し状況を可視化します。

  • 進捗管理
  • 課題管理
  • 予算管理
  • リスク管理
  • ボトルネック管理

課題が早期に発見されれば、早めの対処ができ効率的なプロジェクト運営につながるでしょう。

PMOを導入することで、事前の対策が打ちやすくなるかもしれません。

PMO導入のデメリット

ここでは、PMOを導入することによるデメリットを2つ紹介します。

マネージャー層の間での意見対立

PMOとPMは本来対等な関係です。

しかし、自分のほうが立場が上だと過信したPMOの高圧的な言動により、PMとの関係が悪化してしまうかもしれません。

また、同じ管理業務をするうえでPMOとPMの役割がかぶってしまうと、存在感が薄いと感じたPMのフラストレーションが溜まる可能性も考えられるでしょう。

このような事態を防ぐためには、PMOとPMとの間で日頃からコミュニケーションを頻繁に取り、信頼関係を構築することが重要です。

まず両者の役割を明確にすることで、互いの立場が対等であることを認識させましょう。

互いの立場が対等であることを再認識した結果、対立や衝突のリスクが減少します。

チーム全体のコミュニケーション不全

PMOを導入すると必然的にステークホルダーの数が増え、コミュニケーション管理が煩雑化します。

結果、チーム全体のコミュニケーション不全に陥る可能性も考えられるでしょう。

だからこそPMOとPM間のコミュニケーションはもちろん、プロジェクトメンバーとも信頼関係を築くための対策が必要です。

例えば、プロジェクト開始前にコミュニケーションの手段や頻度を定めておくと良いでしょう。

PMO導入時に感じやすい3つの不安要素

導入することで多くのメリットが得られるPMOですが、導入に踏み切るには、いくつかの不安要素があります。

「これから立ち上げるプロジェクトに本当に必要なのか？」

「よくわからないし、やめておこう」

このように考えて、PMOの導入を諦めてしまう企業も少なくありません。

ここでは、PMOを導入する際に壁となっている悩みについて、最も例が多い以下の3点から解説していきます。

  • 導入コストの高さ
  • 導入する目安が不明瞭
  • 社内で解決できる可能性

それでは、見ていきましょう。

導入コストの高さ

PMOの導入を悩む理由としては、導入コストの問題が一番の不安材料としてあるでしょう。

プロジェクトを円滑に進めるためのもとはいえ、導入コストが比較的高く、結果につながるのか、無駄な出費に終わらないかという不安はつきまといます。

そのためか、社内の人材をPMに抜擢して業務を行わせるという形を取る場合も多いでしょう。

しかし、専門の人間ではないので、スキルや経験が不足しており、プロジェクトが瓦解することにつながりかねません。

では、PMOを導入した場合はどうでしょうか。

PMOはマネジメントのプロフェッショナルであり、導入すればプロジェクトが成功する確率は大きく上昇します。

マネジメントに特化した人材を使うことで得られるメリットは、非常に大きいです。

少なくとも、メンバーに負担がかかりすぎてつぶれてしまったり、プロジェクト自体が頓挫してしまったりする事態は避けられます。

失敗して失うものの多さと、PMOを導入して得られるものを差し引いて考えてみましょう。

また、どうしてもコストが気になるのであれば、PMOの業務の中から特定の業務だけを対象にサービスを提供している企業もあります。

まずは、コストが少ないところから始めて、効果を実感したら導入する形をとると良いでしょう。

導入する目安が不明

導入するかどうかがわからりづらいのも、PMO導入を迷う理由の1つでしょう。

どのような結果に結びつくかは、導入してみないことには分かりませんから、PMO導入に際して「本当に必要なのか」という疑問は付きまといます。

特に、小さな規模のプロジェクトへの導入を検討したり、コストを最小限に抑えたいと考えている場合は、特に悩むところでしょう。

しかし、目安がわからず悩むくらいなら、まずは試しに導入してみることをおすすめします。

実際にそのメリットを体感することが何よりも大切です。

また、PMOは導入しなかったデメリットの方が大きくなる可能性があります。

もし、マネジメントが上手くいかず、プロジェクト全体の進捗が遅れてしまったとしたらどうでしょう。

最悪の場合「自社で抜擢したPMやプロジェクトメンバーに負担がかかり、プロジェクトが破綻してしまった」等ということになりかねません。

それらのリスクに比べれば、導入してプロジェクトを円滑に進める方が良いに決まっています。

導入を少しでも検討しているのであれば、まずは使ってみることが大切です。

使ってみることで、必要か不要かを判断できますし、その効果やメリットを身をもって知ることができます。

社内で解決できる可能性

近年では、優秀なプロジェクト管理ツールが増えています。

「このツールさえあれば作業効率が上がるため、PMOなど必要ない」と考える人もいるでしょう。

しかし、ツールはプロジェクトを円滑に進めるための道具でしかありません。

道具がいくら凄くても、素人が使うのかプロが使うのかで、その効果はまるで違うものになります。

ツールを使いこなすにも、知識や経験が必要であり、自社の従業員とマネジメントのプロに任せるのとでは、得られる成果に大きな違いが生まれます。

大切なのはツールをどう使い、どのようにプロジェクトを達成させるかということです。

より良い結果に結びつけるためにも、ツールだけに頼っているようなら、PMOの導入をおすすめします。

PMOに求められるスキル

ここでは、PMOに求められるスキルについて解説します。

プロジェクト管理に関するスキル

PMOにはプロジェクトマネジメントに関するスキルが必要です。

実際にプロジェクトを動かすのはPMですが、PMOもプロジェクトの計画立案や進捗管理には大きく関わるケースが多いでしょう。

例えば、大規模なプロジェクトでPMやエンジニアを集めてのミーティングや会議を行うときには進行役を務めることもあるでしょう。

PMOにはこれまでのプロジェクトに参加した経験や、プロジェクトマネジメントに関する高度なスキルが要求されます。

関連記事：プロジェクトマネジメントの基礎知識を解説！成功するポイントも紹介

システム開発に関するスキル

PMOにプログラミングやIT関連の知識があれば、比較的担当することの多いシステム開発の現場で役立ちます。

実際にプログラミングコードを書くことはあまりありませんが、知識があればクライアントとの話し合いにおいて詳細を詰めることができます。

メンバーからの信頼獲得にもつながり、コミュニケーションがとりやすくなる効果も見込めるでしょう。

必須ではありませんが、PMOにとってプログラミングやITに関する知識は有用です。

コミュニケーションスキル

PMOはPMや現場、クライアントなど、さまざまな関係者とコミュニケーションをとります。

必要に応じてプロジェクト間の調整や、PMと現場との橋渡しなどを行わなければなりません。

そのため、PMOにとって高いコミュニケーションスキルは必須だといえるでしょう。

幅広い実務知識

PMOはクライアントやPM、現場のメンバーなどさまざまな利害関係者とコミュニケーションをとります。

幅広い実務知識と経験があれば、プロジェクトにおけるクライアントの要望や意図をより正確に把握できます。

その分コミュニケーションロスは減りますし、迅速な理解は顧客からの信頼獲得にもつながります。

自分が担当したことのない分野も、積極的に勉強し知識を取り入れようとする意識が重要です。

まとめ：目的に合わせてPMOを導入しプロジェクトの成功率を高めよう

この記事では、PMOの役割や業務内容、導入するメリットについて詳しく解説しました。

  • 役割：プロジェクトの円滑な達成を助ける
  • 業務：プロジェクト全体を支援し、PMが意思決定を迅速かつ正確に行えるようにする
  • メリット：プロジェクトが円滑に進むことで、現場・経営者ともに多大な利益がある

また、導入する際の不安要素を解決するための情報を紹介しました。

PMOを導入したことで、プロジェクトが予想以上の成果を生み、企業全体が成長したという事例も少なくありません。

この機会に、PMOの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

チーム全体を管理する立場にあるPMOには、プロジェクト管理全般の知識が求められます。

その中でも最低限CCPMの基礎知識は押さえておくことで、スムーズなプロジェクト運営につながります。

CCPMは「Critical Chain Project Management」の略で、プロジェクトのタスクの納期を可能な範囲で短縮し、バッファを設けるプロジェクト管理手法です。

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