リモートワークとCCPM

新型コロナウィルス感染拡大によって私たちのライフスタイルは大きく変化しました。
「新しい生活様式」、「ニューノーマル」といった言葉が日々飛び交うようになりましたが、
リモートワークの拡大は非常に大きな変化の１つといえます。

リモートワークにはメリットがたくさんあります。

例えば、従業員は通勤が不要となるため、会社側の視点では、通勤費用を削減することが出来ます。従業員側の視点では、これまで通勤に掛けていた時間を家族と過ごす時間や趣味などのプライベートな活動時間に充てることが出来るようになり、ストレスを発散することが出来るようになります。
他にも、目的もなく集まって無駄な話をするだけの会議が開催されなくなり、自分の担当業務に集中することが出来るといったメリットもあると言われています。

その一方で、リモートワークにはデメリットもあります。
リモートワークの大きなデメリットの1つは「コミュニケーションロス」です。
メンバーが同じ空間で仕事をしているわけではないため、コミュニケーションが希薄化してしまう傾向が強くなっています。

プロジェクトマネジメントにおいて、メンバー間のコミュニケーションはプロジェクトを成功させるために必要不可欠なものです。
プロジェクトを成功させるためには、各メンバーが“今やるべきこと”をちゃんと認識して取り組むこと、プロジェクトマネージャーがタスクやプロジェクト進捗状況をしっかりと把握して、必要に応じてメンバーへのタイムリーな指示出しや対策の実行を行うことが必要です。そして、そのためにはメンバー間のコミュニケーションが必要です。

リモートワーク環境においては、メンバーが何をしているのかをこまめに確認することは難しいですし、タイムリーな指示出しや対策実行も難しいです。そのため、メンバーそれぞれの判断でタスクを進めさせざるを得ない状況になりやすくなってしまいます。メンバー全員が“今やるべきこと”に取り組めていたら良いのですが、もしバラバラな認識のままで各々がタスクを進めてしまうと、同期が取れずプロジェクトが停滞してしまったり、重大な抜け漏れが発覚して大きな手戻りが発生してしまったりという結果に繋がりかねません。

CCPMの主なアプローチの1つである「バッファマネジメント」では、“プロジェクトの進捗を残日数で行う”、“バッファ（安全余裕）をプロジェクト全体で管理する”というルールに基づいて、タスクやプロジェクトの状況を赤（危険/優先度：高）、黄（要注意/優先度：中）、緑（安全/優先度：低）の3色に分けて表示します。

 

＜プロジェクトの状況＞	＜タスクの色分け＞

 

タスクが色分けされていれば、メンバーは“今やるべきタスク”がどれなのかを瞬時に把握することが出来ますし、認識の齟齬も発生しません。
プロジェクトが色分けされていれば、プロジェクトマネージャーは現在のプロジェクト状況や危険な兆候を即座に把握することが出来るので、先回りして対策を打つことが可能になります。

バッファマネジメントでは、色分けという視覚的なアプローチを用いているので、リモートワーク環境であってもコミュニケーションロスに起因した認識の齟齬を防止することが出来ます。どこにいても、何をしていても、赤は赤、黄は黄、緑は緑です。見る人によって変わることはなく、誰が見ても瞬時に一律で同様に対象が識別されます。
（東京アラートや大阪モデルも視覚的アプローチをうまく使った手法ですね。）

タスクやプロジェクトの色分けがきちんと出来ていれば、1日に何十通も飛び交うメールを1件1件確認せずとも、1日に何時間もWeb会議をせずとも、優先順位が高いタスクがすぐに分かりますし、マネジメントの要否もすぐに把握することが出来ます。

現在、私たちビーイングコンサルティングでもリモートワークが導入されています。それに伴い、お客様へのCCPM導入支援などをリモートで実施させて頂く場合が多くなりました。
私が支援させて頂いたプロジェクトもリモートワーク環境下にありましたが、CCPMを導入したことによって、タスクやプロジェクトに対するプロジェクトマネージャーと各メンバー間の認識の共通化が進み、お客様のプロジェクト内における認識の齟齬の発生を大きく減少させることが出来ました。

プロジェクトマネジメントにおける全ての場面において認識の齟齬が防げるという万能性があるわけではないですが、バッファマネジメントによる視覚的アプローチの効果、リモートワークとの適合性について少しでも共感して頂けたのならば、大変幸いです。

以上

コンサルタント 在原 匠