「プロジェクトの進捗状況を把握できていない」
「誰がどのタスクをおこなっているのか管理できない」
「スケジュールを立てているのに遅延が発生する」
このような場合、タスク管理やスケジュール管理に問題がある可能性があります。
本記事では適切なタスク管理・スケジュール管理をすることで得られるメリットをふまえ、役立つツールを7製品紹介します。
またプロジェクト管理に最適な手法「CCPM」についても解説するので、ぜひご参考ください。
タスク管理・スケジュール管理とは
タスク管理もスケジュール管理も、業務を円滑に進めるうえでは欠かせないものです。
それでは、そもそも「タスク管理」と「スケジュール管理」とはどのような違いがあるのでしょうか。
タスク管理とは、業務を遂行するためにやらなければいけない仕事（＝タスク）を細分化して洗い出し、それぞれのタスクを担当者に振り分けたり、優先順位を決めたりすることを指します。
一方のスケジュール管理とは、どの業務を誰がいつまでに行うのかを決め、業務の工数を見積もってスケジュールを組み、実際の進捗状況を把握することです。
特に期日が決められているプロジェクトの場合、必要なタスクをスケジュール通りに進めなければ期日までに間に合わない場合もあります。
そのためどちらもプロジェクト遂行には必須の管理術です。
タスク管理・スケジュール管理をおこなうメリット
タスク管理とスケジュール管理を実行するメリットは、以下の3点が挙げられます。
- 業務を効率化できる
- 業務の優先順位が明確になる
- 業務内容を把握できる
それぞれについて詳しく解説します。
業務を効率化できる
タスク管理・スケジュール管理により、業務効率化につながります。
タスクが適切に管理できていなければ、誰がどのタスクを担当するのかが把握できません。
そのため対応が漏れたり、同じタスクを複数人が行ったりしてしまい非効率です。
またスケジュールが管理できていない場合、一つひとつのタスクをいつまでに終わらせるべきかわからないため遅延が発生しかねません。
しかし適切にタスク管理とスケジュール管理ができていると、効率的に業務を進めることができるため必要なタスクを決められた期日までに完了させられます。
業務の優先順位が明確になる
タスク管理・スケジュール管理をすることで業務の優先順位が明確になり、優先度の高い業務に対して充分な時間を確保できるようになります。
タスクとスケジュールが管理できていない場合、どの業務を優先して進めるべきか把握できず、本来であれば優先度の低い業務にも関わらず先に進めてしまうこともあります。
優先度の高い業務が後回しになってしまうことで、プロジェクトの遅延やトラブルを引き起こしかねません。
そこでタスク管理により業務の優先順位を明確化し、優先すべき業務からスケジュールに組み込むことで、重要度の高い業務を優先できます。
充分な時間を確保して作業できるため、業務品質も向上するでしょう。
業務内容を把握できる
タスクとスケジュールを管理すると、誰がいつまでにどの業務をやるべきか把握できます。
対応の漏れや遅延を防ぐことができ、進捗管理がしやすくなるでしょう。
またタスク管理とスケジュール管理が属人化している場合、業務内容がブラックボックス化してしまい、一人ひとりの頑張りを正当に評価できません。
しかしタスク管理・スケジュール管理により各メンバーの業務内容が把握できれば、成果も評価しやすくなります。
このように、タスク管理やスケジュール管理は管理者にとってもメリットがあるのです。
タスク管理・スケジュール管理におすすめのツール7選
次は、適切なタスク管理・スケジュール管理を実行するためにおすすめのツールを7製品紹介します。
- Trello
- Stock
- Time Tree
- Lychee Redmine
- Backlog
- Asana
- Jira Software
それぞれの特徴を解説するので、ぜひご参考ください。
Trello
引用：Trello公式サイト
「Trello（トレロ）」は、タスクをカンバン方式で並べられるシンプルなタスク管理ツールです。
使いやすさが特徴で、世界で200万以上の組織に導入されている実績があります。
各タスクはカード形式になっており、ドラッグ＆ドロップで移動が可能です。
クリックすると詳細や期日を確認できるだけでなく、メンバー間でのコメントのやり取りもできます。
拡張機能や外部サービスとの連携機能も充実しているので、自社が使いやすいよう自由に設計できる点も魅力です。
【提供会社】
Atlassian（アトラシアン）
【料金形態】 ※1ユーザーあたり
FREE：無料
STANDARD：＄5～
PREMIUM：$10～
ENTERPRISE：$17.50～
Stock
引用：Stock公式サイト
できるだけ簡単に使えるツールをお探しの場合は「Stock（ストック）」がおすすめです。
「ノート」と呼ばれるメモにテキストや画像、PDF資料などを入れ、チーム内の情報を共有できるツールです。
ノートに紐づけてタスク管理もできるため、情報がバラバラになりません。
また各ノートでメッセージのやり取りができ、メンバーのタスクの進捗状況を確認しながらスケジュールを進められるでしょう。
【提供会社】
株式会社Stock
【料金形態】
フリープラン：無料
ビジネス5（5人まで）：月額1,980円
ビジネス10（10人まで）：月額3,480円
ビジネス20（20人まで）：月額6,480円
以降、利用人数が10人増えるごとに従量課金
Time Tree
「Time Tree（タイムツリー）」はスケジュール管理ができるカレンダーツールです。
カレンダーを作成してメンバーを招待することで、メンバー間でスケジュールを共有できます。
プロジェクトやチームでカレンダーを作成すると、案件の進捗状況を把握可能です。
スケジュールごとにメッセージのやり取りができるため、コミュニケーションを取りながら仕事を進められるでしょう。
もちろん個人での利用も可能なので、自分の業務のスケジュール管理をしたい場合にもおすすめです。
【提供会社】
株式会社TimeTree
【料金形態】
無料プラン
有料プラン（Time Treeプレミアム）：月額300円もしくは年額3,000円
Lychee Redmine
「Lychee Redmine（ライチレッドマイン）」は、5,000社以上の国内企業に導入されているタスク管理・スケジュール管理ツールです。
スケジュールの進捗状況を把握できるガントチャート形式と、付箋を貼るようにタスク管理ができるカンバン形式の両方を利用できます。
また各メンバーの稼働率や生産性を表とグラフで分析できるため、特定の人に負荷が集中することを防ぎます。
クラウド版とオンプレミス版が提供されているので、自社に合わせた導入形態を選択できる点も特徴です。
【提供会社】
株式会社アジャイルウェア
【料金形態】 ※1ユーザーあたり
クラウド版フリープラン：無料
クラウド版スタンダード：月額800円
クラウド版プレミアム：月額1,200円
オンプレミス版スタンダード：月額640円
オンプレミス版プレミアム：月額1,240円
オンプレミス版カスタマイズ（エンタープライズ）：お問い合わせ
Backlog
引用：Backlog公式サイト
タスク管理ツール「Backlog（バックログ）」は、プロジェクトの進捗管理に適したツールです。
カンバンでタスクが明確化され、ガントチャートでスケジュールの進捗を一目で把握可能です。
進捗状況は「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」の4つから選択でき、それぞれのタスク状況がグラフ化されるため達成度も把握できます。
バグ管理機能やバージョン管理システムのリポジトリ機能が搭載されているので、システム開発のプロジェクトに向いているでしょう。
【提供会社】
株式会社ヌーラボ
【料金形態】
スタータープラン：月額2,640円
スタンダードプラン：月額12,980円
プレミアムプラン：月額21,780円
プラチナプラン：月額55,000円
Asana
引用：Asana公式サイト
「Asana（アサナ）」は「リストビュー」「タイムライン」「ボード」という3種類の形式でタスク管理とスケジュール管理ができるツールです。
どの形式もシンプルで見やすいインターフェースなので、一目で進捗を把握できます。
またレポート機能も搭載されており、未完了のタスクを洗い出したり目標達成度を分析したりすることも可能です。
外部サービスと連携することで、データの自動同期や情報共有もできます。
【提供会社】
Asana
【料金形態】 ※1ユーザーあたり
Basic：無料
Premium：月額1,200円～
Business：月額2,700円～
Jira Software
アジャイルチームのシステム開発のタスク管理・スケジュール管理に特化しているツールが「Jira Software（ジラソフトウェア）」です。
管理用のボードはスクラムとカンバンの2種類があり、プロジェクトや業務フローに合わせた管理ができます。
また作業状況を細かなレポートで分析できるため、素早く課題を発見して迅速に対策を講じられます。
機能は制限されますが、10ユーザーまでなら無料で利用できる点も嬉しいポイントです。
【提供会社】
Atlassian（アトラシアン）
【料金形態】
Free：無料
Standard：月額9,000円
Premium：月額17,300円
Enterprise：お問い合わせ
タスク管理・スケジュール管理にはCCPMの活用がおすすめ
適切にタスク管理やスケジュール管理をするためには、ツールを導入するだけでなくCCPMというプロジェクト管理手法を取り入れることもおすすめです。
CCPMとはTOCをベースにしており、プロジェクトのクリティカルチェーンに着目して納期の遵守を目指す方法です。
CCPMではタスク同士の依存関係を明確にし、更にリソースを考慮した上で最も長いつながり「クリティカルチェーン」をベースにスケジューリングします。
更に、タスク単位にバッファを設けるのではなく、プロジェクト全体にバッファを設けその使用状況を管理することで、タスクの優先度（今やるべきタスクは何か）、プロジェクトの危険度を把握し、リスクに対して先手でアプローチするプロジェクト管理手法です。
CCPMに対応したプロジェクト管理ツールは『BeingManagement3』があります。
納期に対する危険度を赤・黄・緑で色分けして表示し、リソースの配分を検討しやすくします。
また作業の優先度も色分けされるため、重要度の高いタスクを優先的に進めることができます。
色分けされて直感的に危険度や優先度を理解できるので、現状を素早く把握して先手を打って対策を打つことができるでしょう。
まとめ：ツールを活用してタスク管理・スケジュール管理をおこなおう
円滑に業務を進めるためには、タスク管理やスケジュール管理が欠かせません。
しかし管理が属人化してしまうと誰がどの業務を行っているか把握できず、ミスやトラブルを引き起こすリスクが生じます。
そのためタスク管理・スケジュール管理に特化したツールを活用し、チーム全体で情報を共有してプロジェクトを進めましょう。
またプロジェクトの納期を遵守するために、CCPMの活用もおすすめです。
CCPMにより、より短期間で成果につなげることができます。
私たちビーイングコンサルティングは、TOCやCCPMについての専門的知見をもつコンサルティング集団です。
TOC導入を検討されている方は、ぜひ下記資料をご参考ください。
