プロジェクトロードマップは、プロジェクト進行において、欠かせないツールです。
しかし、ツールについての理解が足りないと、上手く機能を活かせずに効果が激減してしまいます。
そこでこの記事では、「プロジェクトロードマップとは何なのかとそのメリット」について、詳しく解説していきます。
それでは、見ていきましょう。
プロジェクトロードマップについて
プロジェクトロードマップとは、プロジェクトにおける目標達成までを描いた全体図のことです。
しかし、似た意味の言葉が多く、勘違いしやすい言葉でもあります。
そこで、ここではプロジェクトロードマップについて詳しく解説していきます。
それでは見ていきましょう。
プロジェクトロードマップとは
そもそもロードマップとは「目標達成までの道筋」という意味で使われる言葉です。
ことプロジェクトにおいては、主に大まかな計画を立てるときに使用する工程表や計画書のことを指します。
プロジェクト全体の俯瞰的な概要を図や表で表しており、プロジェクト発足時、一番初めに作成される資料です。
プロジェクトの全体を簡易的に示したものとなっており、達成すべき目的をはじめ、全体の流れや途中経過目標などが記載されます。
チーム全体での目標や期限、課題を共有するための資料としても使われるほか、社内資料としてだけではなく、クライアント用の資料として、外部に開示する場合も多々あります。
簡単にまとめると、「プロジェクト全体を大まかに把握するために作成され、社内・社外の各関係者に共有し、プロジェクトを円滑に進めるためのツール」といったところでしょう。
まさに、プロジェクト管理に無くてはならないツールの一つといえるでしょう。
マイルストーンとの違い
ロードマップと似た意味合いの言葉に「マイルストーン」がありますが、それぞれ大きく意味が異なります。
- マイルストーン：プロジェクトの節目となる地点を指す
- ロードマップ：プロジェクトの全体図を指す
マイルストーンは節目の地点・目標、通過点を表し、プロジェクトの進捗に遅れが無いか、目標が達成できているかを判断するために設定します。
一方ロードマップは、プロジェクト全体の計画工程表や計画書のことです。
「中間目標の詳細やその時に達成しているべき課題などについて記載される、ロードマップを作成する過程で作られるものがマイルストーン」、「ロードマップは全体を示したもの」だと認識しておきましょう。
実はプロジェクト計画とも違うもの
プロジェクト計画とプロジェクトロードマップには、さまざまな共通点があり、混同してしまうことが多い言葉です。
それぞれの共通点と違いについてまとめていきます。
共通点は下記3点があげられます。
- プロジェクト全体の工程表である
- プロジェクト発足時に作成される
- 一度決定されても途中で更新できる
どちらもプロジェクトが開始する際に一番に作られる工程表であり、プロジェクト全体の計画を見越して作成されるものです。
ただ、一方で以下のような違いがあります。
- プロジェクト計画：プロジェクトにおける予算の内訳、各業務の担当、評価指標など、詳細を綿密に計画する
- プロジェクトロードマップ：プロジェクトにおける達成すべき目的をはじめ、全体の流れや途中経過目標を記載する
それぞれ作成する目的が異なります。
”俯瞰して全体を把握する”ためのプロジェクトロードマップと、”詳細な計画を管理する”ためのプロジェクト計画と理解してください。
プロジェクトロードマップを作るメリット
プロジェクト全体の工程表・計画表であるプロジェクトロードマップを作ることで、4つのメリットが得られます。
- 課題がクリアになり対処しやすくなる
- 最終目標を達成しやすくなる
- プロジェクト方向性がブレなくなる
- プロジェクトに関わる人との情報共有がしやすくなる
メリットを理解することで、プロジェクトロードマップ自体の使い方への理解も深まります。
早速見ていきましょう。
課題がクリアになり対処しやすくなる
ビジネスを成功させるためには、課せられた目標や課題、目的を期限までに確実に達成する必要があります。
プロジェクトロードマップを作ることで、いつまでに何をすれば良いのか、どのように進めていけば目標を達成できるのかを視覚化できます。
プロジェクトの全体像が明確になり、ゴールがはっきりすることによって、プロジェクトの課題がクリアになるのです。
期限が把握しやすくなるほか、目標に向けて課題を解決する施策を考えやすくなり、業務の調整がしやすくなるのです。
また、マイルストーンを始めとした、通過点・中間地点の目標も明確にできるのもメリットの一つです。
中間目標に向けた、効率が良い業務の進め方を考案することにも役立ちます。
最終目標を達成しやすくなる
プロジェクトにおいて、ゴールが決まっていないのは致命的です。
プロジェクトロードマップを作ることで、スタートからゴールまでの道筋がハッキリと決められます。
明確なゴールを設定してチームで共有することで、プロジェクトメンバーがゴールを明確にイメージできるようになるのです。
目標が分かれば、現状なにをすればよいかがはっきりするため、それぞれの業務で必要な作業が洗い出せるようになります。
個々の業務に無駄がなくなり、プロジェクトの進行もスムーズになるのです。
また、目標が明確になることで、無駄な仕事をしなくて済み、チームのモチベーションが上がるのも利点の一つといえるでしょう。
プロジェクト全体の作業効率を上げ、メンバーの士気を上げる働きもしてくれるのです。
プロジェクト方向性がブレない
プロジェクトの方向性がブレなくなる理由は、ロードマップを作ることで、明確な目標が設定されるからです。
明確なゴールが決まっているため、チーム全体の目標とメンバー個々の業務の目的がはっきりと分かります。
これによりチームメンバーの意志が統一され、チーム一丸となって目的を達成できるようになります。
加えて、メンバーが別々に動くことが無くなるのも利点の一つです。
もし、チームメンバーが個々に動いてしまえば、思わぬ食い違いが発生し、無駄な労力を割くことにつながってしまいます。
プロジェクトロードマップによってプロジェクトの指針がはっきり決まるため、ミスも発生しづらくなるのです。
プロジェクトに関わる人との情報共有がしやすくなる
プロジェクトを進めるには、最終的な成果をはじめ、プロジェクト全体のイメージを関係者と共有し、賛同を得なければなりません。
もし出資者や協力者に理解が得られない場合、計画がとん挫する可能性まで出てきます。
プロジェクトロードマップは、その問題を一気に解決できるツールです。
各関係者用に共有する資料として使えるため、ミーティングでそのまま共有することで、簡単にプロジェクトの概要を伝えられます。
また、中間地点や目標について話す際にロードマップを提供すれば、プロジェクト開始からすぐに相手の期待感を高め、成功への道筋を照らしてくれます。
また、計画の大まかな修正にも活用できる点も見逃せません。
何かミスがあり、計画に遅れが生じた場合でも、修整する部分を伝えるだけで、相手に修整範囲が明確に伝わります。
プロジェクトロードマップの作り方
プロジェクトロードマップに、決まった作り方はありません。
ただ、作成する際の根本はどのような形であったとしても同じです。
基本的に以下のような流れで作成していきます。
- 目標を設定する
- 目標達成時期を決める
- 中間地点を設定する
- 現状を把握・分析する
- 課題やリスクを洗い出す
- 時系列で工程計画を作成する
- 関係者と共有する
簡単にまとめると、「ゴールとそれを達成したい時期・中間地点を決め、その後現状や課題を洗い出してから作成し、その後共有する」といった流れです。
ロードマップの作り方や書き方、形式は企業やプロジェクトによってもさまざまです。
実際に用いたい形のものを採用し、作成するのが良いでしょう。
また、ネット上にはさまざまテンプレートがあるため、それを利用するのも良い方法です。
詳しいプロジェクトロードマップの作成方法については、以下の記事でさらに詳しく解説していますので、是非参考にしてみてください。
まとめ：プロジェクトロードマップはプロジェクト成功の要
今回は、プロジェクトロードマップについて、その概要と作成するメリットをご紹介しました。
プロジェクトロードマップは、以下のようなものでした。
- プロジェクトにおいて、大まかな計画を立てるときに使用する工程表・計画書のことである
- 俯瞰的な目線から把握した内容を図や表を使って表している
- チーム全体で目標や期限、課題を共有する資料としても使用される
プロジェクトロードマップを使えば、プロジェクトの全体像が明確になり、問題なくミッションを達成できるようになります。
また、作成することで、以下のようなメリットが得られます。
- 課題が明確になる
- 最終目標を達成しやすくなる
- プロジェクト方向性がブレない
プロジェクトの全体像が固まることで、業務の細かな部分にまで良い影響があります。
プロジェクトの抱える課題はクリアになりますし、ゴールが明確にされているため指針が定まりやすく、成功に向けてブレずに業務を行えます。
メリットから考えても、プロジェクトロードマップは、プロジェクト成功のために必要不可欠なツールといえるでしょう。
是非この記事を参考に、プロジェクトロードマップを作成してみてください。
また、プロジェクトの成功に不安がある方や、進行中のプロジェクト進捗が芳しくない方など
是非下記資料を参考に、プロジェクトマネジメントのポイントを押さえてください。
