プロジェクト管理は、サービスを導入することで円滑に進行できることをご存じでしょうか。
「プロジェクト管理でいつも問題が発生する」と、お悩みの方も多いと思います。
今回の記事ではプロジェクト管理におすすめのツールを紹介します。
後半ではプロジェクト管理でおさえるべきポイントも紹介するため、ぜひ参考にし、自社のプロジェクトマネジメントにいかしてください。
プロジェクト管理サービスとは？利用するメリット
プロジェクト管理サービスとは、タスクや工程管理・進捗状況などを集約し、プロジェクト管理を円滑に進めるためのサービスです。
プロジェクト管理において、プロジェクトの進捗状況などの情報を、正確かつ迅速に把握する必要があります。
しかし、把握するべき情報はメンバーのタスクや納期、リソースの配分など多岐にわたるため、煩雑となってしまうケースは多々あります。
そこで、プロジェクト管理サービスを活用することで、全体の工程を把握しやすくし、プロジェクトの円滑な進行が可能です。
プロジェクト管理サービスの選び方
プロジェクト管理サービスを選ぶ際は、以下の3つのポイントをおさえましょう。
- 機能から選ぶ
- 導入形態から選ぶ
- 操作性から選ぶ
プロジェクト管理サービスの選定は、本当に必要な機能を見極めてからおこないましょう。
不必要な機能は、かえって業務を煩雑化します。
また導入予算や必要なセキュリティ対策に合わせ、クラウド型とオンプレミス型、どちらが適切かを決定しましょう。
また操作性の確認も重要です。
メンバーにとって使いやすいプロジェクト管理サービスであるかを、テストしましょう。
プロジェクト管理サービスの選び方については、「CCPMに活用できるプロジェクト管理ツールとは？メリットも紹介」の記事で詳しく説明しています。
CCPMをおこなうなら「BeingManagement3」がおすすめ
株式会社ビーイングコンサルティングが提供するプロジェクト管理サービス「BeingManagement3」を活用することで、様々な現場での問題を迅速に解決できます。
「BeingManagement3」とは、プロジェクト管理手法のCCPMソフトウェアです。
CCPMとは？
CCPMとは「クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント」の略称で、TOCの考えをベースにした管理手法です。
CCPMではプロジェクトの期間を決定づける最長の工程、「クリティカルチェーン」を最初に設定。
クリティカルチェーンを基準に、納期遵守を前提としたプロジェクトマネジメントを実行します。
具体的にはCCPM導入により、以下の効果が期待できます。
- プロジェクト全体の進捗状況が、視覚的に把握できる
- 遅延の危険性を可視化し、適宜対応できる状況を手助けする
- タスクの優先度を明確にする
- リソースの投入をコントロールし、適切にマネジメントする
CCPM導入により、プロジェクトにおいて発生する多数の問題への対処が可能になります。
BeingManagement3
前章で解説した、CCPMに対応したプロジェクト管理サービスが、「BeingManagement3」です。
運営会社は株式会社ビーイングコンサルティングであり、CCPMによるプロジェクトマネジメント手法が活用できます。
納期遅延、リソースの不足といった、プロジェクトで多発する課題の解決を目指し、プロジェクト全体に余裕を生み出すことができます。
プロジェクト管理サービス「BeingManagement3」のメリット
プロジェクト管理サービス「BeingManagement3」は、ガントチャート作成や、リソース管理でお困りの方に最適です。
「BeingManagement3」を活用するメリットを、3つ紹介していきます。
簡単な操作でガントチャートを作成できる
「BeingManagement3」を利用すると、複雑なガントチャートも、タスクの抜けもれなく簡単な操作で作成できます。
複雑なプロジェクトであるほど、タスク一覧やガントチャートの管理が大変なものです。
「BeingManagement3」ではタスク同士をつなげて、プロジェクトのネットワークを適用すると、ガントチャートが自動的に生成。
さらに、ガントチャートにタスクを追加すると、ネットワーク図にもタスクが追加され、自動で連携されます。
リソースの負荷状況が明確化できる
「BeingManagement3」ではプロジェクトに関わるリソースの負荷状況を、グラフで視覚的に確認が可能。
組織内で一部のリソースに負荷が集中していると把握できても、負荷の程度まで把握することは難しいでしょう。
そこで、「BeingManagement3」ではリソースの負荷状況を、1つのプロジェクトでの確認はもちろんのこと、複数プロジェクトを横断した状況確認もおこなえます。
また将来的なリソースの負荷状況を、予測することも可能です。
プロジェクト全体を俯瞰してマネジメントできる
1つでも複雑なプロジェクト管理ですが、多くの組織は複数のプロジェクトを、同時に抱えています。
リスク管理のためにも、プロジェクトの進捗状況や遅延状況の把握は、非常に重要です。
そこで、「BeingManagement3」を活用することで、組織が抱えるプロジェクトの、納期に対するリスクの程度を、俯瞰して見ることが可能。
プロジェクトの危険度を緑（安全）、黄色（注意）、赤（危険）と、見える化しています。
よって各プロジェクト状況を直感的に把握することができるので、リソースに余裕のあるプロジェクトから、余裕のないプロジェクトへの移動判断もスムーズです。
プロジェクト管理をおこなう際のポイント
プロジェクト管理において、プロジェクトマネージャーは高いスキルが求められます。
そこで、この章ではプロジェクト管理の実行時のポイントを、順に見ていきましょう。
タイムマネジメントをおこなう
プロジェクトの成功において、納期遵守は必要な条件となります。
つまりプロジェクト管理においては、遅延を避けるために、常にプロジェクトの進行を見守りコントロールすることが必要です。
例えば、とある問題が発生して、予定のスケジュールより遅延が発生したとします。
問題を取り除き遅れてしまったタスクをいかに早く終わらせるかも必要ですが、その先にあるタスクを把握し、リスクの回避、また挽回するための施策を計画・実行することも大切です。
コストマネジメントをおこなう
コストマネジメントとは決められたプロジェクトの予算内から、最善の効果を出せるように管理することを言います。
つまり、プロジェクトの構想・計画から、設計、発注、維持管理など、プロジェクト全体の予算管理のことです。
コストマネジメントでは、最初の計画段階で、予算を各タスクやリソースにどれだけ分配するのかを十分に検討し決定。
コストマネジメントの甘さは計画を大幅に狂わせる要因にもなるため、入念な計画が必要です。
また、遅延も予算を増大させる要因となるため、コストマネジメントにおいても、タイムマネジメントは重要と言えるでしょう。
タスクマネジメントをおこなう
タスクマネジメントは、タスクの進行状況を適切に管理することを言います。
プロジェクトに必要なタスクを洗い出し、優先順位をつけることで、業務の円滑な進行が可能です。
例えば、1人がマルチタスクを抱えている場合、優先順位をつけずに行き当たりばったりで対応していると、業務の全体像が把握できずに停滞につながります。
タスクの優先順位をつけることで、対応漏れなどのミスも防止でき、適切な順序で作業にあたることが可能です。
タスクの優先順位は以下のような判断基準を持って管理すると、整理しやすいでしょう。
- 重要度は高いが緊急度は低い
- 重要度も高く緊急度も高い
- 重要度は低いが緊急度は高い
- 重要度も低く緊急度も低い
適切なタスクマネジメントは、プロジェクト管理において欠かせません。
リソースマネジメントをおこなう
リソースマネジメントとは、プロジェクトの資源となるリソースを効果的に使用・配置していくことです。
リソースとはもちろん人材が含まれますが、設備や材料、お金も含まれます。
リソースマネジメントの中で一番マネジメントが難しいのは、当然ながら人と言えるでしょう。
各人材の能力やスキルを考慮した配置はもちろん、モチベーションを高め、意識も共有することでプロジェクトの成功につながります。
また、人材を単独のリソースとして考えるのでは、不十分です。
構成するメンバーや、チームのリーダーの選定によっても、成果に影響を及ぼすでしょう。
品質マネジメントをおこなう
品質マネジメントとは、顧客が希望する品質基準・維持するための、管理手法やルールを定めることを言います。
基準を満たさない品質では顧客を満足させることはできず、プロジェクトの成功にはつながらないからです。
さらに、品質マネジメントにおいては、「できるだけ高品質」などあいまいな基準を定めることはやめましょう。
達成すべき品質基準を数値や状態などを、具体的な基準に落とし込み、顧客とする合わせをすることで手戻りなどが防げます。
そして、品質マネジメントでは成果物のみではなく、製造過程そのものの質を高める必要も。
継続的な改善を繰り返し、品質を高めることで成果物のクオリティも上がります。
品質マネジメントは顧客満足度を向上させるためにも、欠かせないポイントと言えるでしょう
まとめ：マネジメントではプロジェクト管理サービスを活用しよう
プロジェクト管理において、タイムマネジメントやリソースマネジメントなど、おさえるべき重要ポイントが多数あります。
そこで、プロジェクト管理サービスを利用することで、プロジェクトの円滑な進行が可能です。
プロジェクト管理の問題解決をはかりたい方は、プロジェクト管理サービスの導入をご検討ください。
資料は、下記よりダウンロードが可能です。
ちなみに、以下資料でCCPMのさらに詳しい内容を公開しているため、CCPMの導入を検討している方はぜひ併せてご覧ください。
